Functiebeschrijving:

De AFC voor het "luik subsidies en begroting" beheert de 7 subsidies die aan het Preventiehuis werden toegekend: van de opstelling van een voorlopige begroting, zoals door een subsidiërende overheid wordt gevraagd om te reageren op een projectaanvraag, tot het sluiten van de Overeenkomst, de opvolging van de jaarlijkse uitgaven en de indiening van het financieel dossier om de subsidie te behouden. 

Hij vertegenwoordigt de grondslagen van het Preventiehuis en ligt aan de basis van alle verrichtingen waarmee het dertigkoppig team van beambten met uiteenlopende functies zijn activiteiten kan realiseren; daarvoor bezorgt hij het team de middelen om te functioneren en om taken op het terrein uit te voeren, met als uiteindelijk doel: "de Oudergemse bevolking een gevoel van welzijn en veiligheid te geven."

Voor sommige gemeenschappelijke taken met het oog op een goed beheer van de dienst, werkt hij samen met de adjunct-AFC "luik HR", die zich voornamelijk aan administratieve en HR-ondersteuning van de personeelsleden wijdt en de dossiers voor de beveiligingspremies beheert.

Samen met de preventieambtenaar, zijn superieur en de interne evaluator werkt hij ook mee aan de algemene coördinatie.

Belangrijkste opdrachten:

Subsidies en budget

• De jaarbegroting van de preventiedienst opstellen (personeel = basis, gewone en buitengewone), samen met de dienst Lonen;
• Voor de verschillende subsidies de voorlopige begrotingen opstellen met het oog op de realisatie van de Overeenkomsten, samen met de dienst Lonen;
• Verschillende financiële procedures beheren: begrotingswijzigingen, onverhaalbaarheden, schuldvorderingsverklaringen, invorderingsopdrachten ...;
• Bestelbons, te mandateren nota's enz. opstellen en opvolgen;
• Facturen en betalingsbewijzen opvolgen, invoeren en klasseren op basis van de (gewone en buitengewone) jaarbegroting van de dienst -> de factureringstabel beheren;
• Controleren of de uitgaven van de dienst gepast zijn volgens de financiële richtlijnen van de subsidies;
• Tot de indiening, de dossiers met bewijsstukken administratief en financieel beheren, met aandacht voor de naleving van de toegekende vervaltermijnen;
• Gewone en buitengewone aankopen voor de Preventiesites van a tot z beheren; 
• De technische fiches van de IDPB uitwerken en de (extra) investeringsaankopen en EPI opvolgen – Overheidsopdrachten en bestek (EPI, GPX); 
• Verslagen voor het schepencollege en de gemeenteraad opstellen en de beraadslagingen volgen;
• Betalingen van subsidies opvolgen;
• De Overeenkomsten administratief opvolgen; 
• Het menu uitgaven (bankrekening) van de Educatieve cel van het Preventiehuis controleren en opvolgen, samen met de Financiële dienst;
• De middelen die de CEMPA nodig heeft voor haar lokale werking in de Lambin-wijk globaal beheren (telefonie, economaat, huurgelden, EBDS ...);
• …

Kortom, alle taken inzake het administratieve en financiële beheer van de Preventiedienst, maken deel uit van de opdrachten van de Administratief en financieel coördinator als ze verband houden met de subsidies waarvoor hij verantwoordelijk is.

Personeel Back-up adjunct-AFC "Luik HR"

• Doktersattesten opvolgen: overmaken aan de dienst Lonen, invoeren in de medische opvolgingsfiche, klasseren;
• Verlofaanvragen invoeren (oorspronkelijk document en elektronisch document).
• ….

Niet-uitputtende lijst: onder voorbehoud van eventuele andere opdrachten in verband met het dagelijkse personeelsbeheer, als back-up voor de adjunct-AFC.

Administratie en globaal beheer van de dienst In samenwerking met de adjunct-AFC

• Verslagen voor het schepencollege en de gemeenteraad (in verband met de globale werking van de dienst) opstellen en de beraadslagingen volgen;
• De opleidingen opvolgen (geschiktheid, verslag aan het college, begroting en facturering);
• De uitbetaling van beveiligingspremies voor woningen administratief beheren en de toegekende premies financieel opvolgen, samen met de adjunct-AFC die met de dossieropvolging belast is;
• Allerhande vergaderingen bijwonen en notulen opstellen (vergaderingen preventie-politie, stuurgroep, interne preventievergaderingen ...);
• Economaat voor de verschillende sites (klein gebruiksmateriaal bestellen en bezorgen: kantoor, onderhoud enz.);
• Contacten met partners van de gemeente: financiën, lonen, HR en elke andere nuttige dienst (juridische aangelegenheden, gemeentelijk secretariaat ...).

Technische comptetenties

• Gebruik van courante informaticatools (Excel, Word, Outlook …)
• Vermogen om online informaticatoepassingen in verband met subsidies te gebruiken
• Kennis van de structuren en werking van de gemeentelijke administratie en boekhouding en van de van kracht zijnde reglementeringen
• Kennis van de reglementeringen en richtlijnen in verband met de aan het Preventiehuis toegekende subsidies 
• Kennis inzake begrotingsbeheer en de eigenheden daarvan (gewone en buitengewone begroting), van opstelling tot evaluatie
• Goede redactionele kwaliteiten

Gedragcompetenties

• Oplossingsgericht
• Analytisch ingesteld
• Methodisch
• Nauwkeurig.
• Teamgeest
• Relationele vaardigheden

Aanbod

• Voltijds CBD voor één jaar (vanaf 1 september 2023)
• Een salaris volgens de barema's van het openbaar ambt, gevaloriseerd volgens de ervaring in verband met de functie voor de privésector en integraal voor de overheidssector
• Maaltijdcheques ter waarde van 8 euro en een hospitalisatieverzekering
• Abonnement MIVB en bijdrage in de abonnementskosten voor het openbaar vervoer
• Tweetaligheidspremie (Selor) mogelijk
• Telewerk mogelijk
• Een gevarieerde baan met verantwoordelijkheden en persoonlijke inbreng
• Een aantrekkelijke vakantieregeling

Algemene inlichtingen

• Graad: bestuurssecretaris
• Niveau: B 1-2-3 (bachelorniveau)
• Dienst: Preventie
• Opleiding: hoger onderwijs korte type – Bachelor op het domein van financiën, boekhouding, administratief beheer EN/OF gelijkwaardige ervaring in de functie bij een overheidsinstelling, in verband met subsidiebeheer.
• Kennis van het Frans is eveneens een troef.

Interesse?

Solliciteer dan ten laatste op vrijdag 4 augustus 2023 bij de Preventiedienst op het volgende adres: admin-prevention@auderghem.brussels.

Het VOLLEDIGE kandidatuurdossier dat ingediend moet worden: motivatiebrief, cv, kopie van de identiteitskaart, kopie van het diploma (niveau B vereist), recent uittreksel uit het strafregister (eventueel).

De selectieprocedure vindt in augustus plaats en bestaat uit 3 fasen:

1. Selectie van de kandidaten op basis van hun kandidatuurdossier;
2. Schriftelijke proef (op pc, thuis);
3. Sollicitatiegesprek.

Het gemeentebestuur voert een actief diversiteitsbeleid door voor al zijn kandidaten gelijke kansen, evenwaardige behandeling en toegang tot de selectieproeven te garanderen.