De gemeente Oudergem is op zoek naar een Administratief Assistent (Niveau C) - Dienst Bevolking

Contractuele voorwaarden

• Graad: Administratief assistent niveau C1-2-3
• Dienst: Departement Bevolking
• Vereiste taalcertificaten: basisniveau (schriftelijk en mondeling)
• Arbeidsregeling: voltijds
• Duur van contract: COD

Functiebeschrijving

De administratief assistent wordt ingedeeld bij het loket Bevolking dat voornamelijk belast is met de hierna genoemde activiteiten:

• Adreswijzigingen doorvoeren
• Attesten en uittreksels afleveren
• Identiteitskaarten en verblijfsvergunningen bestellen en afleveren
• Paspoorten bestellen en afleveren
• Rijbewijzen bestellen en afleveren
• Werken binnen een team; beslissingen komen tot stand in overleg met de dienstverantwoordelijke, behalve voor de dossiers waarvan de betrokkene als beheerder is aangesteld  
• Bijdragen tot de goede werking van het bestuur door mee te werken aan een rigoureus, kwalitatief en professioneel beheer van de door de dienst behandelde aanvragen
• Steeds voor ogen houden dat hij/zij het imago van het bestuur uitdraagt naar de burgers voor wie hij/zij gewoonlijk de (eerste) contactpersoon is

Opdrachten

De administratief assistent voert voornamelijk twee soorten opdrachten uit: aan het loket en niet aan het loket:

Onthaal aan het loket:

• Zo nauwkeurig en volledig mogelijke inlichtingen verstrekken, geval per geval, aan personen die:
• van adres wensen te veranderen (zowel voor adreswijzigingen vanuit een andere gemeente als binnen de gemeente)
• attesten en uittreksels van de bevolkingsregisters wensen te ontvangen
• specifieke documenten wensen te verkrijgen zoals:
  1. tenlasteneming toeristen of buitenlandse studenten
  2. eensluidende afschriften
  3. legalisatie van handtekening
  4. document van vertrek met het oog op een verhuizing naar het buitenland (model 8)
  5. ouderlijke toelatingen
  6. identiteitsbewijs voor kinderen onder de 12 jaar (vreemdelingen)
• Voor de dienst Paspoorten – Rijbewijs – Elektronische identiteitskaart bestaat het werk in, met behulp van specifieke software (Bevolking (Saphir) – Rijbewijs (Mercurius) – Paspoorten (Belpass) alsook de software BELPIC, het beheer van de elektronische kaarten en de verblijfsvergunningen (aanvragen, vernieuwing, pincode …)

Buiten de diensturen van het loket:

• Beheer van de resultaten van onderzoek naar inschrijvingen door de wijkinspecteurs met het oog op de inzameling ervan op het niveau van het rijksregister
• Beheer van de verzoeken tot schrapping van ambtswege, voorgesteld door de wijkinspecteurs, en die verzoeken overleggen op de zittingen van het college met behulp van de applicatie BOSecretariaat
• Beheer van de vragen van het publiek dat zich tot het bestuur richt via de applicatie Irisbox voor de afgifte van hun administratieve documenten
• Beheer van de doorgifte van de dossiers naar de andere gemeenten in geval van adreswijzigingen (vertrekkers)
• Beheer van de doorgifte van de documenten die voor ondertekening aan de burgemeester of de schepenen worden overgelegd
• Beheer van het telefoon- en e-mailverkeer
• Opmaak van oproepingen (bv. voor de vernieuwing van identiteitskaarten ...)
• Beheer van herinneringsbrieven

Vereiste professionele vaardigheden (knowhow)

• Kennis van de organisatie en de werking van het bestuur: inzicht in het raderwerk, de structuur en de cultuur van het bestuur, evenals in de politieke, sociale en economische uitdagingen om resultaten te boeken
• Beheersing van de wettelijke en reglementaire bepalingen
• Goede redactionele kwaliteiten bezitten
• Beheersing van de informaticatools (Word, Excel, internet ...)

Persoonlijke en sociale vaardigheden en kwaliteiten (softskills)

• Communicatieve vaardigheden bezitten
• In staat zijn om crisissituaties te beheersen
• In staat zijn om hoogdringende en/of niet te ontwarren situaties op te lossen door oplossingen voor te stellen
• De vertrouwelijkheid van informatie eerbiedigen
• Onpartijdig en mensgeoriënteerd zijn
• Administratieve taken gestructureerd en volledig aanpakken
• Vertrouwen hebben in het eigen oordeel en de eigen capaciteiten
• Blijk geven van empathie ten aanzien van de verschillende culturen waarmee de assistent te maken krijgt en kunnen uitleggen welke fasen moeten worden doorlopen ter afronding van de verschillende dossiers
• Prioriteiten beheren
• Initiatief nemen

Geïnteresseerd?

Stuur uw kandidatuur (cv + motiveringsbrief) naar de dienst Human Resources van het gemeentebestuur van Oudergem, Emile Idiersstraat 12, 1160 Brussel (of per e-mail naar obendadi@auderghem.brussels of  shousiaux@auderghem.brussels), ten laatste op 31 augustus 2022.

Wij hebben verschillende vacatures. Vermeld daarom op uw cv de titel van de functie waarvoor u solliciteert om verwarring te voorkomen.

Het gemeentebestuur heeft een actief beleid van diversiteit en verzekert de gelijkheid van kansen, van behandeling en toegang tot de proeven voor al de kandidaten.