Artikel 1. Doel

Dit reglement geeft uitvoering aan Richtlijn (EU) 2019/1937 van het Europees Parlement en de Raad van 23 oktober 2019 inzake de bescherming van personen die inbreuken op het Unierecht melden.

Het strekt ertoe de praktische regels te bepalen betreffende de oprichting, organisatie en werking van de interne component van het systeem voor de melding van een veronderstelde integriteitsschending.

Art. 2. Definities en toepassingsgebied

Dit reglement valt onder het toepassingsgebied en de definities, met name van de begrippen "integriteitsschending" en "personeelslid", van het gezamenlijk decreet en ordonnantie van 16 mei 2019 met betrekking tot de Brusselse ombudsman.

Voor de toepassing van dit reglement verwijst de term "instantie" die in dit gezamenlijk decreet en ordonnantie wordt gebruikt naar "de gemeente".

Voor de toepassing van dit reglement moet worden verstaan onder:

1° Gezamenlijk decreet en ordonnantie: gezamenlijk decreet en ordonnantie van 16 mei 2019 met betrekking tot de Brusselse ombudsman.

2° Functionele chef: personeelslid dat de leiding of de dagelijkse controle heeft over het functioneren van een persoon of een team;

3° Vertrouwenspersoon integriteit: voor het Franstalige personeel, de medewerker·ster "interne controle" of een andere persoon die is aangesteld na een interne oproep of na aanwijzing door het College van een persoon die door een andere lokale overheid ter beschikking van de gemeente is gesteld om deze functie te vervullen; de gemeenteontvanger voor het Nederlandstalige personeel;

Art. 3. Melder en ontvanger van een melding van een veronderstelde integriteitsschending

Elk personeelslid kan aan de vertrouwenspersoon integriteit een veronderstelde integriteitsschending melden:

1° die zich reeds heeft voorgedaan, zich voordoet of op het punt staat zich voor te doen; en

2° op basis van een redelijk vermoeden.

Elke vorm van vergelding, in de zin van artikel 15/1, § 2 van het gezamenlijk decreet en ordonnantie, tegen de melder is verboden, met inbegrip van het dreigen met vergelding en pogingen tot vergelding.

Als hij of zij gegronde redenen heeft om te vrezen dat:

1° er geen gevolg zal gegeven worden aan de melding binnen de door dit reglement opgelegde termijnen;

2° als gevolg van deze melding, hij of zij riskeert te worden onderworpen aan een tuchtstraf of andere vormen van vergelding, met inbegrip van bedreigingen met vergelding en pogingen tot vergelding, zoals gedefinieerd in artikel 15/1, §1 en §2 van het gezamenlijk decreet en ordonnantie, kan het personeelslid de veronderstelde integriteitsschending melden aan de Brusselse ombudsdienst.

De melding kan anoniem worden gedaan.

Art. 4. Informatie

Het personeelslid dat overweegt om een veronderstelde integriteitsschending te melden kan bij de vertrouwenspersoon integriteit informatie en advies vragen over de inhoud en de toepassing van het gezamenlijk decreet en ordonnantie en van dit reglement.

Art. 5. Vertrouwelijkheidsgarantie

De vertrouwenspersoon integriteit ontvangt het bericht in verband met een melding via systemen die qua ontwerp, uitvoering en beheer voldoen aan dezelfde voorwaarden als het meldpunt voor veronderstelde integriteitsschendingen dat binnen de Brusselse ombudsdienst is opgericht, zoals bepaald in artikel 15, § 4 van het gezamenlijk decreet en ordonnantie.

Die systemen maken zowel schriftelijke als mondelinge meldingen mogelijk en garanderen de vertrouwelijkheid en, indien nodig, de anonimiteit van de melder en van elke derde partij die in de melding wordt genoemd.

De vertrouwenspersoon integriteit is onderworpen aan dezelfde verplichtingen als die bepaald in artikel 15, §§ 4 en 5 van het gezamenlijk decreet en ordonnantie voor het meldpunt voor veronderstelde integriteitsschendingen dat binnen de Brusselse ombudsdienst is opgericht.

Art. 6. Manieren om een melding te doen

Een melding kan schriftelijk of mondeling gebeuren en kan op de volgende manieren aan de vertrouwenspersoon integriteit worden bezorgd:

  1° per e-mail op het adres integrity@oudergem.brussels;

  2° per post;

  3° mondeling per telefoon of in persoon: bij de vertrouwenspersoon integriteit na afspraak.

Als de melding mondeling gebeurt, zal de vertrouwenspersoon integriteit daar een schriftelijke transcriptie van maken.

Als de vertrouwenspersoon dat nodig acht, ontvangt hij of zij de melder persoonlijk.

Art. 7. 

De melding bevat minstens de volgende gegevens:

  1° de identiteit en contactgegevens van de melder, behalve in het geval van een anonieme melding;

  2° een zo duidelijk en nauwkeurig mogelijke beschrijving van de veronderstelde integriteitsschending, van de betrokken dienst en personen en van de feiten;

   3° de eventuele stappen die bij andere personen of instanties zijn ondernomen en de gerechtelijke of administratieve beroepen die de melder heeft ingesteld.

De melder voegt bij zijn melding een kopie van de documenten die nodig zijn om de melding te begrijpen.

Wanneer de melding mondeling gebeurt, moet het verslag van de melding voldoen aan voornoemde eisen en moet het ter ondertekening aan de melder worden voorgelegd.

De melding wordt opgenomen in het door artikel 15/3 van het gezamenlijk decreet en ordonnantie voorgeschreven register.

Art. 8. Rechten en plichten van de melder

§ 1. De melder heeft het recht:

  1° op een zorgvuldige behandeling en een neutraal, objectief en onpartijdig onderzoek van zijn of haar melding;

  2° om in kennis te worden gesteld van de beslissing om zijn of haar melding al dan niet in behandeling te nemen en, in geval van weigering, een met redenen omkleed antwoord te ontvangen;

  3° om regelmatig op de hoogte te worden gebracht van het gevolg dat aan zijn of haar melding wordt gegeven en, in voorkomend geval, van het verkregen resultaat.

§ 2. De melder verbindt zich ertoe alle door de vertrouwenspersoon integriteit gevraagde aanvullende inlichtingen te verstrekken en hem of haar op de hoogte te houden van alle ontwikkelingen die relevant zijn voor de behandeling van zijn of haar melding.

Terwijl de melding wordt behandeld, onthoudt de melder zich ervan om parallel, rechtstreeks of via een tussenpersoon, en zonder overleg, tussenbeide te komen bij andere instanties van de administratie.

Art. 9. Behandeling van de melding

§ 1. De vertrouwenspersoon integriteit bevestigt de ontvangst van de melding binnen een termijn van 15 werkdagen na de ontvangst ervan.

Voor het overige wordt de melding behandeld door een comité dat bestaat uit Nederlandstalige en Franstalige vertrouwenspersonen integriteit van de gemeente en van het OCMW.

§ 2. Indien het comité vaststelt dat een melding onvolledig is, vraagt het aan de melder om de ontbrekende gegevens te verstrekken. Indien het comité binnen een termijn van 30 kalenderdagen geen antwoord heeft gekregen, kan het beslissen om de melding zonder verder gevolg af te sluiten.

§ 3. Het comité weigert een melding te behandelen wanneer:     
  1° de melding betrekking heeft op feiten of een instantie waarvoor het niet bevoegd is;

  2° de melding kennelijk ongegrond is, dat wil zeggen uit de lucht gegrepen, tergend of lasterlijk is;

  3° de melding betrekking heeft op feiten die een misdaad of wanbedrijf uitmaken die/dat de vertrouwenspersoon integriteit overeenkomstig artikel 29 van het Wetboek van Strafvordering moet melden aan de procureur des Konings; in dat geval brengt de vertrouwenspersoon integriteit de melder en de Brusselse ombudsdienst daarvan op de hoogte.

§ 4. Wanneer de melding betrekking heeft op feiten die het voorwerp uitmaken van een gerechtelijk of administratief beroep, beslist het comité of het opportuun is om die parallel te behandelen.

§5. Het comité brengt de melder binnen een termijn van 30 werkdagen op de hoogte van zijn beslissing om de melding al dan niet in behandeling te nemen.

Art. 10.   Onderzoek van de melding

§ 1. Het comité kan de melding doorverwijzen naar de Brusselse ombudsdienst wanneer de veronderstelde integriteitsschending:

1° onderzoeksmiddelen vereist die verder gaan dan die welke kunnen worden ingezet in het kader van een intern onderzoek;

2° niet het voorwerp mag uitmaken van een intern onderzoek gezien het risico op belangenconflicten voor de vertrouwenspersoon integriteit of op inmenging van het personeelslid of de personeelsleden die bij de gemelde feiten betrokken zijn.

§ 2. Het comité hoort of ondervraagt schriftelijk elke persoon die het nuttig acht.

Van het verhoor wordt er een proces-verbaal opgesteld dat getrouw de verklaringen van de verhoorde persoon weergeeft. 

Indien het proces-verbaal op het einde van het verhoor wordt opgesteld, wordt het onmiddellijk daarna opgelezen en de betrokkene wordt uitgenodigd om het te ondertekenen. 

Indien het proces-verbaal na het verhoor wordt opgesteld, wordt het aan de betrokkene toegezonden binnen acht dagen na het verhoor, met de uitnodiging om het te ondertekenen. 

In elk geval kan de betrokkene bij de ondertekening voorbehoud maken of het proces-verbaal laten aanpassen. Als hij of zij weigert te tekenen, wordt dit genoteerd.

Indien de betrokkene schriftelijk heeft afgezien van het recht om te antwoorden of om gehoord te worden, of de hoorzitting niet heeft bijgewoond, of niet binnen 15 kalenderdagen de schriftelijke vragen heeft beantwoord, stelt de vertrouwenspersoon integriteit hiervan een schriftelijke verklaring op. 

§ 3. De leden van het comité hebben het recht om toegang te krijgen tot alle gegevens of de overdracht daarvan te bekomen, met inbegrip van persoonsgegevens, waarover enig personeelslid of enige gemeentedienst zou beschikken.

Daartoe zal de vertrouwenspersoon integriteit een schriftelijk en naar behoren gemotiveerd verzoek sturen naar enige persoon die mogelijk toegang heeft tot deze gegevens. De motivering kan beknopt zijn om de anonimiteit van de melder te beschermen.

Art. 11. Afsluiting van de behandeling van de melding

§ 1. Binnen een termijn van drie maanden stelt het comité een verslag op met zijn bevindingen en beoordelingen met het oog op de vaststelling van de feiten en/of de bewijsvoering en de maatregelen die het aanbeveelt ten aanzien van de veronderstelde integriteitsschending indien het comité die bewezen acht, met uitzondering van de in artikel 9, § 3 bedoelde meldingen.

Het comité deelt dit mee aan:

1° het college;

2° de bevoegde dienst bij de Brusselse ombudsdienst.

§ 2. De vertrouwenspersoon integriteit stelt de melder schriftelijk in kennis van het resultaat van het onderzoek, behalve in het geval van een anonieme melding.

§ 3. Wanneer het comité in de loop van de meldprocedure van oordeel is dat het over voldoende aanwijzingen beschikt om te kunnen concluderen dat het kennis heeft gekregen van een misdaad of wanbedrijf, stelt het de procureur des Konings daarvan onverwijld in kennis overeenkomstig artikel 29 van het Wetboek van Strafvordering.

De secretaris verzoekt het college of de raad om een tuchtprocedure in te leiden wanneer ze kennis zouden hebben van misdaden, wanbedrijven of andere tekortkomingen die aanleiding kunnen geven tot tuchtstraffen.

Het comité brengt de Brusselse ombudsdienst hier schriftelijk van op de hoogte.