ARTIKEL 1. PERIMETER

De Gedeelde Begroting van Oudergem heeft enkel betrekking op het grondgebied van de gemeente Oudergem. Projecten waarvoor de gemeente Oudergem niet bevoegd is, komen niet in aanmerking voor de Gedeelde Begroting.

 

ARTIKEL 2. BEDRAG

De Gedeelde Begroting van Oudergem beschikt over een enveloppe die het college om de twee jaar vastlegt tijdens de maand januari. De enveloppe wordt vastgelegd voor opname in de begroting van het volgende jaar, berekend op basis van het aantal inwoners op 1 januari, met een minimum van € 15 per inwoner.

Voor 2020 bijvoorbeeld is het aantal inwoners op 1 januari gelijk aan 34.337. Zo is de Gedeelde Begroting van het jaar goed voor een bedrag van € 515.055.

• 002/02.02.2021/B/0015 - Gedeelde Begroting – Vastlegging van het bedrag van de enveloppe 2021 voor de begroting 2022:

Voor 2021 is het aantal inwoners op 1 januari gelijk aan 34.723. Zo is de Gedeelde Begroting van het jaar goed voor een bedrag van € 520.845.

 

ARTIKEL 3. PLANNING

Er moeten meerdere stappen worden doorlopen om uit te komen bij de selectie en de tenuitvoerlegging van de projecten.

• Stap 1 – Informatie en communicatie over het mechanisme
• Stap 2 – Projectideeën indienen
• Stap 3 – Ontmoeting met de gemeentelijke diensten: brainstorm en verbetering van de projectideeën
• Stap 4 – Eerste selectie van de projectideeën vóór de stemming van de inwoners: haalbaarheidsstudie en budgettering van de ingediende projectideeën
• Stap 5 – Validatie door het college van de in aanmerking komende projectideeën
• Stap 6 – Communicatiecampagne en stemming over de geselecteerde projectideeën
• Stap 7 – Bekendmaking van de resultaten
• Stap 8 – Opname in de begroting van het volgende jaar
• Stap 9 – Vergadering van de Inwoners: evaluatie van het proces
• Stap 10 – Uitvoering en opvolging van de projecten

Om de twee jaar stelt het college de planning ten laatste in de maand februari op.

 

Artikel 4. STAP 1 | INFORMATIE EN COMMUNICATIE OVER HET MECHANISME

Deze stap heeft als doel de bevolking van Oudergem op de hoogte te brengen van het bestaan van dit mechanisme.

Dit gebeurt in de vorm van een oproep om projectideeën in te dienen en vindt plaats tijdens de volledige periode waarin bewoners projectenideeën kunnen indienen.

De gemeente maakt gebruik van alle middelen waarover ze beschikt om hierover te communiceren.

 

Artikel 5. STAP 2 | INDIENEN VAN PROJECTIDEEËN

5.1. Projectdragers

Een project moet worden gedragen:

• ofwel door een enkele natuurlijke persoon. Deze persoon moet ten minste 10 jaar oud zijn en moet in Oudergem wonen op het tijdstip waarop het projectidee wordt ingediend;
• ofwel door een vereniging die actief is op het grondgebied van de gemeente. Die vereniging moet worden vertegenwoordigd door een natuurlijke persoon en mag geen politieke partij zijn; onder "politieke partij" verstaat men: de vereniging van natuurlijke personen, al dan niet met rechtspersoonlijkheid, die deelneemt aan de verkiezingen, met inbegrip van de gemeenteverkiezingen en die de totstandkoming van de volkswil beoogt te beïnvloeden op de wijze bepaald in haar statuten of haar programma, daarin ook begrepen de instellingen, verenigingen, groeperingen en regionale entiteiten van een politieke partij, ongeacht hun rechtsvorm, die rechtstreeks verbonden zijn met die politieke partij in de zin van artikel 2, 2° van de ordonnantie van 29 april 2004 betreffende de controle van de verkiezingsuitgaven en de regeringsmededelingen;
• ofwel door een Wijkvergadering die deel uitmaakt van de Vergadering van de Inwoners en door een van haar leden wordt vertegenwoordigd.

Deze personen worden "projectdragers" genoemd.

Wordt het project ingediend door een minderjarig kind van 10 jaar of ouder, dan moet een volwassene handelen als peter of meter en wordt het kind aangewezen tot "projectdrager".

De hierna genoemde personen mogen geen projectdrager zijn noch handelen als peter of meter:

• gemeente- of OCMW-raadsleden, leden van het college, ministers of parlementsleden.

5.2. Projectfiche

Dit formulier voor indiening van een projectidee, "Projectfiche" genoemd, bevat alle elementen aan de hand waarvan een project voor de Gedeelde Begroting van Oudergem kan worden opgesteld en ingediend. Het formulier is beschikbaar op het platform https://wij.oudergem.be.

Een "papieren" projectfiche is eveneens beschikbaar en kan aangevraagd worden bij de dienst Participatie (via telefoon of e-mail). In dit geval voert de dienst Participatie de papieren projectfiche van de drager in op het online participatief platform. De "papieren" projectfiche is opgebouwd zoals de digitale projectfiche van het platform.

5.3. Nadere regels voor indiening van projectideeën

De projectideeën moeten worden ingediend:

• Op het online participatief platform: https://wij.oudergem.be  

• Bij de dienst Burgerparticipatie: 12 Emile Idiersstraat te 1160 Oudergem – 4de verdieping ("papieren" projectfiche beschikbaar op aanvraag)

Het aantal projectideeën dat kan worden voorgesteld:

• Is beperkt tot maximaal 2 projecten per editie van de Gedeelde Begroting in het geval van een verenging die actief is op het grondgebied van de gemeente Oudergem (vzw of feitelijke vereniging);

• Is niet beperkt in het geval van een particuliere projectdrager of van een Wijkvergadering.

5.4. Prioritaire thema's

In 2021 moeten de projectideeën binnen een van de volgende 3 thema's vallen, vastgesteld door de Vergadering van de Inwoners van 10/12/2020:

• Inwoners dichter bij elkaar brengen
• Vrijetijdsbesteding en burgerparticipatiecultuur
• Klimaat en leefmilieu

De Vergadering van de Inwoners van Oudergem heeft bij de evaluatie van het mechanisme de mogelijkheid andere thema's voor te stellen.

5.5. Duur

De projectideeën kunnen worden ingediend gedurende een periode van 2 maanden die wordt vastgesteld in de jaarlijkse planning.

 

ARTIKEL 6. STAP 3 – ONTMOETING MET DE GEMEENTELIJKE DIENSTEN: BRAINSTORM EN VERBETERING VAN DE PROJECTIDEEËN

Om hun projectideeën te verfijnen, verduidelijken, testen en/of hergroeperen, kunnen de inwoners ze voorleggen aan de verschillende bevoegde gemeentelijke diensten tijdens een bijeenkomst van de projectdragers en de diensten van het gemeentebestuur, belast met de toekomstige uitvoering van de winnende projecten. Dit uitwisselingsmoment vindt plaats minstens 10 dagen vóór de datum van afsluiting van de indiening van de projectideeën.

 

Artikel 7. STAP 4 | EERSTE SELECTIE VAN DE PROJECTIDEEËN VOOR DE STEMMING VAN DE INWONERS: HAALBAARHEIDSSTUDIE EN BUDGETTERING VAN DE INGEDIENDE PROJECTIDEEËN

7.1. Ontvankelijkheidscriteria voor een projectidee

Om ontvankelijk te zijn, moet een projectidee voldoen aan de volgende criteria:

• Gelokaliseerd zijn in Oudergem;
• Van openbaar nut/belang zijn en betrekking hebben op een van de thema's zoals genoemd in punt 5.4;
• Tot de bevoegdheidsdomeinen van de gemeente behoren;
• Realiseerbaar zijn in het kader van de buitengewone begroting van de gemeente (d.w.z. investeringsbudget) en geen verborgen kosten veroorzaken (bv.: aanwerving van personeel) ;
• Zelfbedruipend zijn: zo het project aanleiding geeft tot werkingskosten, moeten die kosten worden opgenomen in de bestaande werkingskosten van de gemeente;
• Niet vallen onder het normaal en regelmatig onderhoud van de openbare ruimte (bv.: de herstelling van de voetpaden en de gemeentelijke wegen, de aanleg van fietspaden, de installatie van fietsboxen, …).
• Betrekking hebben op uitgaven die het (de) vastgestelde maximale bedrag(en) niet overschrijden;
• Voldoende nauwkeurig zijn opdat de gemeentelijke diensten het op juridisch en technisch vlak kunnen analyseren bij stap 4 "haalbaarheidsstudie & begroting";
• Nog niet in de uitvoerings- of studiefase verkeren;
• Niet behoren tot prestaties van studie of expertise, niet de aankoop van een stuk grond of een lokaal vereisen;
• Geen onwettige elementen bevatten en er niet kunnen toe leiden dat er uitsluitend voorrang wordt verleend aan een gender, een gemeenschap, een geloof of een politieke partij of groep noch afbreuk doen aan de vrijheid van meningsuiting of aansluiting op het vlak van geloof, ideologie of politieke overtuiging.
• Geen aanleiding geven tot belangenconflicten of financieel voordeel voor de projectdrager;

Het maximumbedrag voor een projectidee is € 165.000 incl. btw.

7.2. Analyse van de projectideeën door de gemeentelijke diensten

In deze fase voeren de bevoegde gemeentelijke diensten de volgende acties uit:

• Onderzoek van de ontvankelijkheid van de projectideeën met inachtneming van de in punt 7.1. vastgestelde ontvankelijkheidscriteria. De gemeentelijke diensten kunnen in deze fase, geval per geval en indien nodig, contact opnemen met de projectdrager, om bepaalde punten te laten verduidelijken, de vraag te begrijpen en de ontvankelijkheid van het project te beoordelen in functie van de verduidelijkingen;
• Identificatie van de ideeën van identieke of sterk overeenkomende projecten ("dubbele ideeën") en hergroepering ervan in een nieuwe unieke projectfiche. Er wordt contact opgenomen met de projectdragers van wie gelijkaardige ideeën werden samengevoegd met het oog op goedkeuring voor het online zetten van de nieuwe projectfiche op het platform.
• Analyse van de technische haalbaarheid en, desgevallend, de juridische haalbaarheid van de projectideeën;
• Berekening van een geraamd budget voor elk projectidee.

Zo een projectidee onuitvoerbaar of ongepast blijkt te zijn of niet voldoet aan de in punt 7.1. vastgestelde criteria, wordt het geweigerd en niet opgenomen in de eerste selectie.

Zo een projectidee aan alle criteria beantwoordt, wordt het opgenomen in de eerste selectie.

De projectdragers worden ingelicht over de ontvankelijkheid van hun projectidee, ongeacht het resultaat van de analyse. Is het project niet ontvankelijk, dan worden de redenen daarvoor gemeld aan de projectdrager(s).

Een niet in aanmerking genomen projectidee mag niet opnieuw worden voorgesteld op een latere sessie van de Gedeelde Begroting, tenzij de nodige correcties zijn aangebracht om rekening te houden met de in punt 7.1. vastgestelde ontvankelijkheidscriteria.

 

ARTIKEL 8. STAP 5 | VALIDATIE DOOR HET COLLEGE VAN DE IN AANMERKING KOMENDE PROJECTIDEEËN

Het college valideert de lijst met projectideeën die de gemeentelijke diensten hebben opgenomen in de eerste selectie, die ter stemming zal worden overgelegd aan de inwoners, evenals het geraamd budget voor hun uitvoering.

De dienst Participatie kent een willekeurig nummer toe aan elk project.

 

 

ARTIKEL 9. STAP 6 | COMMUNICATIECAMPAGNE EN STEMMING MET BETREKKING TOT DE PROJECTEN DIE WERDEN OPGENOMEN IN DE EERSTE SELECTIE

9.1. Communicatiecampagne

De campagne waarin wordt opgeroepen om over de projecten te stemmen duurt 1 maand en valt samen met de periode waarin er kan worden gestemd.

Alle projecten worden gepubliceerd in een catalogus die kan worden geraadpleegd:

• In digitaal formaat, op het platform wij.oudergem.be. De projecten zijn raadpleegbaar volgens diverse filters (ligging, thema, enzovoort).
• In papieren formaat, beschikbaar in het gemeentehuis en verdeeld in alle brievenbussen van de gemeente. De projecten worden hier voorgesteld in de volgorde van de toegekende nummers.

De campagne wordt door elke projectdrager gevoerd met eigen middelen en op eigen verantwoordelijkheid. De communicatie door de projectdragers moet altijd positief en respectvol zijn.

De gemeente stelt aan de projectdragers digitale dragers ter beschikking die ze kunnen aanpassen aan de eigen behoeften en die kunnen gedownload worden. Deze gepersonaliseerde communicatiekit (te verspreiden affiches, flyers) wordt naar elke projectdrager verstuurd via e-mail. De projectdrager kan de kit ook afhalen bij de dienst Participatie van de gemeente.

De gemeente maakt gebruik van alle middelen waarover ze beschikt om te communiceren over de projecten die ter stemming voorliggen. De communicatie van de gemeente is neutraal en laat geen bijzondere voorkeur blijken voor een of meerdere projecten.

9.2. Stemming

De stemverrichtingen vinden plaats gedurende één maand en worden op de laatste dag afgesloten om middernacht. Het college legt de precieze kalender vast.

Al wie ten minste 10 jaar oud is en in Oudergem woont bij aanvang van de stemming, mag aan de stemming deelnemen.

Elke deelnemer stemt voor de projecten van zijn of haar keuze binnen een "korf" waarvan het bedrag overeenstemt met het bedrag van de Gedeelde Begroting. Er is geen verplichting om de korf volledig te gebruiken.

Er kan worden gestemd op verschillende manieren:

• Online op het platform https://wij.oudergem.be;
• Op het gemeentehuis: tijdens permanenties die georganiseerd worden, overdag en 's avonds, en waarbij computers ter beschikking gesteld worden van de stemmers en onder begeleiding van de dienst Burgerparticipatie, aanwezig tijdens deze permanenties.

9.3. Controle

De deelnemers dienen zich vóór de stemming te identificeren door het aanmaken van een gebruikersaccount op het platform https://wij.oudergem.be (inschrijvingsformulier met: naam, voornaam, e-mailadres, geboortedatum, gemeente van verblijf)

Een persoon kan slechts één stem uitbrengen. In samenwerking met de beheerder van het platform wordt de stemming gecontroleerd om zo eventuele fraude op te sporen. Wanneer een ongeldige stem gedetecteerd wordt, wordt deze niet meegerekend.

Elke deelnemer verleent aan de administratie de toestemming om zijn of haar naam, adres en leeftijd te controleren in het rijksregister.

 

 ARTIKEL 10. STAP 6 | BEKENDMAKING VAN DE RESULTATEN

De stemmen voor elk project worden opgeteld, waarbij ongeldige stemmen worden afgetrokken.

De winnende projecten zijn de projecten die het grootste aantal geldige stemmen hebben behaald en waarvan het bedrag hen toelaat te passen binnen de budgettaire enveloppe die ter beschikking gesteld is volgens hun rang in de stemvolgorde.

Bij gelijke punten tussen twee of meerdere projecten, waarvan de selectie tot gevolg zou hebben dat het totale bedrag van de enveloppe zou worden besteed, gaat de dienst Participatie over tot loting van het project dat uiteindelijk wordt geselecteerd.

De gemeente maakt gebruik van alle middelen waarover ze beschikt om te communiceren over de winnende projecten. Ze worden meer bepaald gepubliceerd op het platform wij.oudergem.be en op de gemeentelijke website www.oudergem.be.

De projecten die niet weerhouden zijn, kunnen naar aanleiding van een latere sessie van de Gedeelde Begroting opnieuw voorgedragen worden, op voorwaarde dat zij nog steeds voldoen aan de ontvankelijkheidscriteria (meer bepaald thema's).

 

ARTIKEL 11. STAP 7 | OPNAME VAN DE WINNENDE PROJECTEN IN DE BEGROTING VAN HET VOLGENDE JAAR

De winnende projecten worden opgenomen in het ontwerp van begroting dat voor stemming aan de gemeenteraad wordt overgelegd.

 

ARTIKEL 12. STAP 8 | EVALUATIE VAN HET PROCES DOOR DE VERGADERING VAN DE INWONERS

De Gedeelde Begroting van Oudergem wordt elk jaar na afloop van de stemverrichtingen geëvalueerd door de Vergadering van de Inwoners, in overeenstemming met het reglement. De Vergadering formuleert aanbevelingen voor verbetering met het oog op de volgende sessies. In voorkomend geval worden die aanbevelingen bij het huidige reglement gevoegd.

 

ARTIKEL 13. STAP 9 | UITVOERING EN OPVOLGING VAN DE PROJECTEN

13.1. Uitvoering van de winnende projecten

Elk project is uniek en vereist specifieke nadere regels en uitvoeringstermijnen.

Wanneer dit nodig is voor de uitvoering van een project, wordt contact opgenomen en/of een ontmoeting georganiseerd tussen de drager van het winnende project en de gemeentelijke diensten die belast zijn met de uitvoering.

De winnende projecten zijn zo nodig het voorwerp van grondige studies en administratieve procedures.

13.2. Opgave van een winnend project

Na afloop van de grondige studiefase of als gevolg van de procedures kan het gebeuren dat aan een gekozen project wordt "verzaakt" wegens technische moeilijkheden of ongunstige adviezen die tijdens de procedures worden verleend en waarop niet kon worden geanticipeerd. In dit geval wordt de reden voor de verzaking meegedeeld aan de projectdrager.

13.3. Communicatie over de uitgevoerde projecten

De voortgang van de winnende projecten kan openbaar worden gevolgd op het platform wij.oudergem.be.

Er kan op specifieke wijze worden gecommuniceerd met betrekking tot de verwezenlijkingen, bijvoorbeeld door een inhuldiging in aanwezigheid van de projectdrager of een presentatie in de media.

 

ARTIKEL 14. BEHEER VAN DE PERSOONSGEGEVENS

Voor elke vraag of klacht met betrekking tot de verwerking van zijn of haar persoonsgegevens kan de deelnemer zich wenden tot de gemeentelijke functionaris voor gegevensbescherming (dpo@oudergem.brussels).

 

ARTIKEL 15. UITZONDERLIJKE OMSTANDIGHEDEN

De gemeente Oudergem behoudt zich het recht voor dit initiatief van Gedeelde Begroting te onderbreken, te wijzigen, in te korten, te verlengen of te annuleren in geval van overmacht of uitzonderlijke omstandigheden die onafhankelijk zijn van haar wil. Zij kan daarvoor niet aansprakelijk worden gesteld.