Artikel 1. VOORWOORD

De gemeente Oudergem wenst de inwoners beter te betrekken bij het uitstippelen van het overheidsbeleid. Daartoe bevestigt de gemeente Oudergem dat ze nieuwe instrumenten wenst te verwerven, een interne cultuur van participatie wil stimuleren en maatschappelijke innovatie wenst te bevorderen.

De versterking van de plaatselijke democratie krijgt voornamelijk concrete gestalte in de oprichting van Wijkvergaderingen en in de creatie van een participatiebudget met als doel, inzonderheid, de interactie tussen inwoners en verkozenen te bevorderen.

Daartoe werd het gemeentelijk grondgebied verdeeld in 10 wijken waarvan de perimeters werden vastgesteld door 3 criteria met elkaar te combineren:

• De "historische" opsplitsing van de wijken volgens hun datum van ontstaan
• De verdeling van het grondgebied door het BISA (statistische sectoren)
• De territoriale eenheden (minimale grootte en samenhang op het vlak van beheer)

De bijlagen bij dit document bevatten de kaart met de verdeling van de gemeente in 10 wijken en de stratenlijst.

De Wijkvergaderingen kiezen zelf de namen van deze 10 wijken.

De 10 Wijkvergaderingen vormen samen de Assemblee van de Inwoners.

Artikel 2. DOELSTELLINGEN

De in twee richtingen lopende participatieve benadering van de gemeente Oudergem heeft de volgende doelstellingen:

• Het voor de inwoners mogelijk maken om verzoeken op gestructureerde wijze en met voorrang door te sturen;
• Het voor de gemeente mogelijk maken om nauwkeurige ontwerpen van overheidsbeleid over te leggen aan de inwoners met als doel naar hun mening te polsen;
• Het voor de inwoners mogelijk maken actoren te zijn in hun wijken, door elkaar te ontmoeten en ideeën te genereren die bevorderlijk zijn voor samenleven;

Artikel 3. OPDRACHTEN VAN DE ASSEMBLEE VAN DE INWONERS EN VAN DE WIJKVERGADERINGEN

De Assemblee van de Inwoners en de Wijkvergaderingen waaruit deze assemblee is samengesteld, hebben de opdracht de toegang tot deelname aan de democratie aan te moedigen en te bevorderen voor alle inwoners of actoren van een wijk en aan te zetten tot een actief en rechtstreeks burgerschap in verband met het dagelijks leven. Deze democratische ruimte heeft de ambitie een plek te zijn waar mensen naar elkaar luisteren, met elkaar overleggen, hun mening kunnen formuleren en waar ze met elkaar beraadslagen.

Artikel 4. ROLLEN VAN DE WIJKVERGADERING

De rollen van de Wijkvergadering zijn de volgende:

• Het participatiebudget mee organiseren en begeleiden
• Een adviesrol vervullen met betrekking tot bepaalde dossiers en projecten, op verzoek van het college
• Ervoor zorgen dat de aanvragen van de wijk terechtkomen bij het college
• Aanbevelingen formuleren met betrekking tot overheidsbeleid op lange termijn, op collectieve wijze uitgewerkt door alle Wijkvergaderingen

Rollen van de Wijkvergadering in het kader van het participatiebudget

De Wijkvergaderingen staan in voor de gezamenlijke organisatie en voor de begeleiding van de implementatie van het jaarlijks participatiebudget.

Dit budget laat toe projecten uit te voeren die worden geselecteerd na afloop van een participatieproces van openbare projectoproep. De projecten worden vervolgens uitgevoerd door de gemeentelijke diensten en/of door projectdragers.

Daartoe is het meer bepaald de taak van de Wijkvergaderingen:

• Om ideeën voor projecten in te dienen
• Om de mobilisatie van de inwoners te ondersteunen, meer bepaald bij oproepen voor ideeën voor projecten en tijdens de fase waarin er over de projecten wordt gestemd
• Te beoordelen welke thema's voorrang moeten krijgen in het kader van het participatiebudget
• Het proces van participatiebudget te evalueren na afloop van de selectie van de projecten en, desgevallend, te bepalen welke verbeteringen moeten worden doorgevoerd voor de volgende boekjaren, in samenwerking met de gemeentelijke diensten en leden van het college en de gemeenteraad die zich aanmelden als vrijwilligers

Artikel 5. SAMENSTELLING VAN DE WIJKVERGADERING

Elke Wijkvergadering bestaat uit 10 vertegenwoordigers die in de betrokken wijk wonen.

• Minimaal 8 inwoners worden aangewezen door gestratificeerde loting ; deze personen moeten ten minste 18 jaar zijn en in de wijk wonen
• Maximaal 2 inwoners afkomstig van de profielen die het moeilijkst te mobiliseren zijn (bv. jongeren van 18-25 jaar of personen in een precaire situatie); ze worden gerekruteerd op vrijwillige basis, in samenwerking met de sociale verenigingssector in de gemeente.

De Wijkvergaderingen houden zo veel mogelijk rekening met het principe van de  pariteit  tussen vrouwen en mannen.

De samenstelling van de Wijkvergadering is een weergave van de sociaal-demografische samenstelling van de betrokken wijk, volgens de recentste statistische gegevens zoals gepubliceerd door het BISA in het kader van de wijkmonitoring. Voor wijken met meerdere statistische sectoren worden de gegevens verkregen door middel van weging.

De leden van de Wijkvergadering worden benoemd voor een  mandaat van 1 jaar  dat eenmaal kan worden verlengd voor één jaar, op vrijwillige basis.

De leden van de vergadering worden vervangen indien ze vrijwillig beslissen hun mandaat niet te verlengen na afloop van het eerste jaar, in geval van ontslag, in geval van overlijden of in geval van niet-deelname aan 3 opeenvolgende vergaderingen; ze worden vervangen door personen met een vergelijkbaar profiel die afkomstig zijn van de tweede steekproef van de loting en in een reserve werden geplaatst, i.e. inwoners die zich als vrijwilliger hadden gemeld in antwoord op de uitnodiging die ze hebben ontvangen.

Een Wijkvergadering mag maximaal één lid van eenzelfde huishouden tellen.

Elk lid van een Wijkvergadering is verplicht zichzelf uit te zetten wanneer hij of zij zich tijdens de behandeling van een bepaalde zaak in een toestand van belangenvermenging bevindt.

Zo ze worden geloot, mogen gemeenteraadsleden, raadsleden van het OCMW, leden van het college, ministers en parlementsleden, zich niet kandidaat stellen om lid te worden van een Wijkvergadering. Om de twee jaar vindt een nieuwe loting plaats om de vernieuwing van de Wijkvergaderingen te verzekeren.

Artikel 6. LOTING

Om de personen te kunnen bereiken die het minst geneigd zijn tot deelname en een zo eerlijk mogelijke vertegenwoordiging van de wijk te garanderen, maakt de gemeente gebruik van de techniek van de "gestratificeerde loting".

Op basis van het bevolkingsregister worden 1.000 inwoners per wijk geloot, met inachtneming van het principe van pariteit tussen vrouwen en mannen. Al deze personen ontvangen een brief op naam met uitleg over wat de Wijkvergaderingen zijn en met een uitnodiging om in te schrijven.

Geïnteresseerden schrijven zich in door telefonisch of per e-mail te antwoorden op een vragenlijst. Via de vragenlijst dienen ze de volgende gegevens te verstrekken:

• Naam
• Voornaam
• Geslacht
• Leeftijdscategorie
• Studieniveau
• Beroep
• Taal die de betrokkene wenst te spreken
• Contactgegevens

De vragenlijst brengt ook het vertrouwelijkheidsbeleid van de gemeente Oudergem in herinnering.

Op basis van de tweede aldus verkregen steekproef vindt een nieuwe loting plaats op basis van sociaal-demografische criteria, met inachtneming van de statistieken van elke wijk. Deze loting wordt verricht door een neutrale derde (bv.  https://www.sortitionfoundation.org/) , op basis van geanonimiseerde gegevens.

Voor elke wijk:

• krijgen ten minste 8 gelote personen onmiddellijk de bevestiging dat ze kunnen zetelen;
• worden maximaal 2 personen geïdentificeerd door de vertegenwoordigers van de verenigingssector;
• personen die niet worden genomen, komen in een reserve terecht en vervangen de leden van de vergadering die zouden vertrekken terwijl het proces nog niet is afgelopen.

De loting vindt om de twee jaar plaats.

Het proces van loting wordt nauwkeurig beschreven in de bijlage (cf. nota "Oprichting van de Assemblee van de Inwoners van Oudergem door loting - Beschrijving van het proces").

Artikel 7. WERKING

De Wijkvergaderingen komen voor het eerst samen ter gelegenheid van een installatievergadering waaraan de 10 Wijkvergaderingen deelnemen. Het is de gemeente die deze installatievergadering organiseert.

Tijdens deze installatievergadering stellen de Wijkvergaderingen zelf de volgende zaken vast:

• hun manier van werken
• het aantal en de frequentie van hun vergaderingen, met elk jaar ten minste 2 vergaderingen van het type "strikte wijkvergadering" (zie infra)
• hun communicatiekanalen
• hun plaats(en) van samenkomst
• hun werkagenda
• de definitie en de verdeling van de rollen binnen de Wijkvergadering

Ze krijgen daarbij de hulp van een neutrale facilitator. Na afloop van deze eerste vergadering wordt een charter van de Wijkvergadering opgesteld. Het charter regelt de interne werking van de vergadering voor de volgende twee jaar.

Het is belangrijk dat de band behouden blijft tussen enerzijds de Wijkvergadering en anderzijds de verenigingssector en de levende krachten die al aanwezig zijn in de wijken.

Daarom sturen de Wijkvergaderingen, eens ze zijn opgericht, een brief en een model van identificatieformulier naar de deskundigen uit de verenigingssector en de lokale of bovenlokale belangengroepen, wijkcomités, thematische verenigingen, handelaarsverenigingen enzovoort die al werden geïdentificeerd in de verschillende wijken. In de brief worden de rol van de Wijkvergadering evenals het belang van de band met de aanwezige verenigingen kort beschreven. Met behulp van het typeformulier kan de Wijkvergadering de verschillende organisaties op het terrein identificeren alsook de thema's en aangelegenheden waarmee ze bij voorkeur bezig zijn, die ze verdedigen enzovoort. Deze levende krachten kunnen worden geactiveerd en uitgenodigd wanneer de Wijkvergaderingen zich buigen over specifieke thema's; ze kunnen ook worden uitgenodigd om deel te nemen aan de open vergaderingen.

Er bestaan verschillende types van samenkomsten voor de Wijkvergaderingen:

• Strikte wijkvergaderin g met de 10 leden en ten minste 2 per jaar: ze worden gepland tijdens de installatievergadering. Het staat de Wijkvergaderingen vrij om bijkomende strikte wijkvergaderingen te plannen.
• Open wijkvergadering : op initiatief van de Wijkvergadering of het college worden op de open wijkvergaderingen, gewijd aan een bepaald thema, verschillende levende krachten uitgenodigd die van tevoren werden geïdentificeerd met behulp van voornoemd formulier, of ook verkozenen of eender welke andere organisaties of personen van wie de Wijkvergaderingen het nuttig vinden dat ze aanwezig zouden zijn. Deze vergaderingen hebben tot doel aan de Wijkvergaderingen de resultaten te bezorgen van de denkoefeningen die al bestaan in de wijken met betrekking tot het thema dat werd aangereikt door de andere levende krachten (verenigingen, verkozenen ...). De wijkvergadering kan contact opnemen met het College en/of de Gemeenteraad om mogelijke thema's en/of deskundigen aan te wijzen die worden uitgenodigd.
• Openbare wijkvergaderingen : deze vergaderingen worden eenmaal per jaar georganiseerd door de Wijkvergadering en al wie dat wenst kan eraan deelnemen. Dit type vergadering wordt voornamelijk georganiseerd met betrekking tot het participatiebudget.
• Wijkbezoek : eenmaal tijdens hun 2-jarig mandaat kunnen de Wijkvergaderingen gekozen gemeentelijke vertegenwoordigers uitnodigen om hun wijk (opnieuw) te ontdekken tijdens een prospectiebezoek waarin ze kijken door de ogen van de inwoners.

De Wijkvergaderingen kunnen samenkomen in bepaalde ruimten van het gemeentehuis voor de open en openbare wijkvergaderingen.

De Wijkvergaderingen beschikken over een werkingsbudget waarvan de hoogte elk jaar wordt bepaald door het college. Dit budget dient om de kleine kosten te betalen die inherent zijn aan het goede verloop van de werkzaamheden van elke Wijkvergadering.

De Wijkvergaderingen nemen overigens deel aan 3 plenaire vergaderingen of Assemblee van de Inwoners:

• installatievergadering
• brainstorm m.b.t. het participatiebudget
• evaluatie

Deze plenaire vergaderingen worden georganiseerd door de dienst Participatie en brengen de 10 Wijkvergaderingen samen op een zaterdag.

Om elke overbevraging te vermijden worden de raadplegingen op initiatief van de gemeenteraad of het college beperkt:

• tot één per jaar voor de raadplegingen van de Assemblee van de Inwoners die alle Wijkvergaderingen samenbrengt
• tot één per jaar en per Wijkvergadering voor de raadplegingen van de Wijkvergaderingen

De projecten of thema's van deze raadplegingen worden ten minste drie maanden van tevoren door het college bepaald op voorstel van een lid van het college of van de gemeenteraad.

Artikel 8. RAPPORTERING

Alle werkzaamheden van de Wijkvergaderingen worden voor een zo groot aantal mogelijk personen gedeeld op een online platform dat speciaal is gewijd aan de participatiestrategie van de gemeente.

Bijlagen

• Bijlage 1
• Bijlage 2