Definities en algemene bepalingen

Artikel 1. Voor de toepassing van dit reglement, verstaat men onder:
1. gemeentelijke entiteit: de gemeentelijke administratieve diensten en de administratieve organen die afhangen van de gemeentelijke overheid;
2. interne controle: de interne controle zoals omschreven in artikel 263undecies van de nieuwe gemeentewet;
3. interne audit: de interne audit is een onafhankelijke en objectieve handeling, gericht op zelfverzekerdheid en advies, met als taak een toegevoegde waarde te bieden en de organisatie en werking van de organisatie waarop ze betrekking heeft te verbeteren. De interne audit heeft voornamelijk als functie om de werking en de doeltreffendheid van het systeem van interne controle te onderzoeken en te evalueren;
4. risicobeheer: proces dat toelaat het opduiken van potentiële evenementen (risico's) te identificeren, te evalueren, te controleren en te beheersen, om de redelijke zekerheid te hebben dat de doelstellingen van de gemeentelijke entiteit bereikt zullen worden;
5. verantwoordelijke van de administratieve eenheid: het lid van het directiecomité of de werknemer die, los van zijn graad of statuut, de activiteiten met betrekking tot een administratieve eenheid zoals omschreven in het organogram, leidt of beheert;
Art. 2. Dit reglement is van toepassing op de gemeentelijke entiteit.
Art. 3. De gemeentesecretaris keurt het interne controlesysteem goed, overeenkomstig artikels 263duodecies en 263terdecies van de nieuwe gemeentewet en de bepalingen van dit reglement. Hij brengt de leden van het college van burgemeester en schepenen hiervan onverwijld op de hoogte.
Verantwoordelijkheden
Art. 4. Het interne controlesysteem behoort tot de verantwoordelijkheid van de gemeentesecretaris.
Art. 5. Elk personeelslid draagt op zijn niveau bij tot de goede werking van de administratie, om een redelijke zekerheid te garanderen op het vlak van:
1. de verwezenlijking van de doelstellingen die hem tijdens zijn evaluatie werden toegewezen en van de opdrachten en taken inherent aan zijn functie;
2. de naleving van wetten en procedures;
3. de beschikbaarheid van betrouwbare financiële en beheersinformatie, voor zover hij in het kader van zijn functie dient tussen te komen in domeinen die de gemeentelijke administratie financieel kunnen beïnvloeden;
4. het efficiënt en economisch gebruik van de middelen;
5. de bescherming van de activa;
6. de preventie van fraude.
Het principe van samenwerking tussen de personeelsleden enerzijds en de referentiepersoon voor de interne controle en de interne auditor anderzijds regelt hun relatie in dergelijke mate dat de geaudite entiteiten en hun ambtenaren als actoren van het controle- en auditproces beschouwd worden.
Art. 6. De verantwoordelijken van administratieve eenheden helpen de secretaris bij zijn opdrachten betreffende de interne controle. Hiertoe:
1. voeren ze een systeem in ter responsabilisering van hun medewerkers, evenals, binnen de grenzen opgelegd door de wetgevingen waarvan ze de naleving bewaken, een delegatiesysteem;
2. werken ze mee aan de uitwerking, de beschrijving en de evaluatie van de processen van hun diensten en aan de acties ter identificatie en beheer van de risico's, indien nodig bijgestaan door de referentiepersoon interne controle of de interne auditor;
3. doen ze aanbevelingen aan het directiecomité en het auditcomité betreffende door te voeren verbeteringen om hun medewerkers in staat te stellen zich op efficiënte wijze te kwijten van hun verantwoordelijkheden, opdrachten en taken.
De controleomgeving
Art. 7. Het organogram dat goedgekeurd werd in toepassing van artikel 26bis van de nieuwe gemeentewet identificeert de gemeentelijke administratieve diensten en de administratieve instellingen die afhangen van de gemeentelijke overheid, die het voorwerp uitmaken van dit reglement en die geaudit kunnen worden.
Art. 8. Om de controleomgeving te verduidelijken wordt een bestuursovereenkomst van 3 jaar gesloten tussen het college van burgemeester en schepenen en elke gemeentelijke administratieve dienst of administratieve instelling die afhangt van de gemeentelijke overheid.
De bestuursovereenkomst bevat minstens:
1. een beschrijving van haar opdrachten en taken;
2. een beschrijving van de omgeving;
3. de visie en waarden;
4. de strategische en operationele doelstellingen volgens het SMART-principe voortvloeiend uit de afsprakennota goedgekeurd in toepassing van artikel 26bis, § 2, van de nieuwe gemeentewet;
5. de strategische en operationele doelstellingen volgens het SMART-principe betreffende de opdrachten en taken;
6. de strategische en operationele doelstellingen volgens het SMART-principe betreffende de interne werking en het beheer van de dienst of de instelling;
7. de resultaatsindicatoren gekoppeld aan elke doelstelling;
8. de kritieke succesfactoren en de analyse van de strategische en operationele risico's;
9. een identificatie van de processen waarop het interne controlesysteem betrekking heeft;
10. het schema van de beschikbare budgettaire, menselijke en materiële middelen.
De onderhandelingen die het sluiten van een bestuursovereenkomst voorafgaan, vinden plaats in aanwezigheid van de burgemeester, de betreffende schepen, de schepen belast met financiën, de gemeentesecretaris, de ontvanger en de verantwoordelijke van de administratieve eenheid.
Methodologie
Art. 9. De interne controle bestaat uit een geheel aan schriftelijke procedures en acties die betrekking hebben op alle activiteiten van de gemeentelijke entiteit.
Deze schriftelijke procedures en acties houden rekening met de volgende acht onderdelen:
1. de interne omgeving;
2. het bepalen van doelstellingen;
3. de identificatie van evenementen;
4. de beoordeling van risico's;
5. de aanpak van risico's;
6. de controleactiviteiten;
7. informatie en communicatie;
8. de sturing.
Art. 10. De methodologie van het interne controlesysteem sluit zo nauw mogelijk aan bij de internationaal uitgevaardigde standaarden inzake, in het bijzonder de richtlijnen betreffende de normen voor interne controle die binnen de openbare sector gepromoot dienen te worden (INTOSAI GOV 9100).
Het auditcomité
Art. 11. Binnen het gemeentebestuur wordt een auditcomité opgericht. Het bestaat uit de burgemeester, die het voorzit, de schepen belast met financiën, de secretaris, de ontvanger en de directeur human resources.
Het nodigt de volgende personen uit, die geen stemrecht hebben:
1. de referentiepersoon interne controle, die het secretariaat van het comité op zich neemt;
2. de interne auditor;
3. de verantwoordelijke van de administratieve eenheid waarop de agendapunten betrekking hebben.
Het auditcomité kan eveneens personeelsleden uitnodigen in het kader van zijn activiteiten.
Art. 12. Het auditcomité is een specifieke commissie met als rol erover te waken dat de interne of externe auditors hun opdrachten in volledige objectiviteit, vrijheid en onafhankelijkheid kunnen uitvoeren.
Het auditcomité waakt over de goede uitvoering van de opdrachten van de interne audit. Daarnaast waakt het erover dat elke auditor over de nodige middelen beschikt om zijn opdrachten uit te voeren.
Het auditcomité verstrekt adviezen over het interne controlesysteem aan het college en de raad en verschaft eveneens de redelijke zekerheid dat het risicobeheer, de interne controle en het goed bestuur op gepaste en efficiënte wijze gerealiseerd worden.
De hoofdopdracht van het auditcomité bestaat eruit de geaudite entiteiten bij te staan, om zich te vergewissen van:
1. de kwaliteit en de betrouwbaarheid van de activiteitenverslagen;
2. de efficiënte en doelgerichte werking van de diensten;
3. de werking en de doeltreffendheid van het interne controlesysteem, met inbegrip van de geïnformatiseerde systemen;
4. de werking en de doeltreffendheid van de auditprocessen;
5. de toepassing van de geldende wetten en regelgeving;
6. de actieve bescherming van de activa.
De secretaris stelt elk jaar een verslag op betreffende de werking van de interne controle. Hij wordt hiervoor ondersteund door de referentiepersoon interne controle. Dit verslag wordt besproken op het directiecomité vooraleer voorgelegd te worden aan het college van burgemeester en schepenen.
Art. 13. Het auditcomité komt minstens vier keer per jaar bijeen. De voorzitter kan het comité bijeenroepen voor een buitengewone vergadering, op eigen initiatief, op verzoek van een of meerdere leden van het auditcomité of op verzoek van een auditor of een personeelslid.
Indien de voorzitter afwezig of verhinderd is, worden zijn functies waargenomen door de schepen belast met financiën.
De voorzitter bepaalt de agenda en gaat na of geen enkele opgeroepen persoon betrokken partij is bij het auditverslag. Indien dit wel zo is, wordt deze uitgesloten van de zitting tijdens dewelke het verslag in kwestie besproken wordt. De agenda, het verslag van de vorige vergadering en de nodige documentatie worden ten laatste vijf volle dagen voor de vergadering aan de leden van het auditcomité overgemaakt.
De beslissingen van het auditcomité worden genomen bij gewone meerderheid van de aanwezige effectieve leden. Bij staking van stemmen is de stem van de voorzitter beslissend. De effectieve leden moeten in de meerderheid zijn.
De referentiepersoon interne controle stelt van elke vergadering een verslag op, dat wordt ondertekend door de voorzitter en goedgekeurd door het auditcomité tijdens de volgende vergadering.
Art. 14. Het auditcomité kan alle aanbevelingen formuleren die het in het kader van zijn opdracht noodzakelijk acht. Het auditcomité kan in het bijzonder rechtstreeks tussenkomen in het opleidingsplan, om te garanderen dat er passende opleidingen betreffende interne controle worden verstrekt, zowel aan de referentiepersoon interne controle als aan de verantwoordelijken van administratieve eenheden.
Het auditcomité keurt een driejarig auditplan goed, voorgesteld door de interne auditor. Het bepaalt wat de prioritaire opdrachten zijn. Het kan een beroep doen op personeel of op externe specialisten.
Het auditcomité waakt over de onafhankelijkheid van de interne auditor en diens doeltreffendheid. Hiertoe verstrekt het zijn advies aan het college en neemt de functie van evaluator van de interne auditor op zich voor de volgende punten:
1. de uitvoering van het driejarig auditplan;
2. de kwaliteit van de activiteiten van de interne auditor, met name de kwaliteit van zijn verslagen;
3. zijn persoonlijke bijdrage aan de interne controlepraktijken van de diensten;
4. de inspanningen die hij geleverd heeft op het vlak van ontwikkeling van competenties.
Elk jaar en na mededeling aan het directiecomité en het college, maakt het auditcomité een verslag over aan de gemeenteraad, waarin de resultaten van de auditactiviteiten vermeld worden, evenals de mate waarin het controlesysteem voldoende waarborgen biedt. Dit verslag vermeldt eveneens de samenstelling van het comité, zijn bevoegdheden en de in de loop van het jaar verwezenlijkte acties.
Dit verslag wordt ondertekend door elk lid van het auditcomité.
Art. 15. Het auditcomité neemt in overleg met de interne auditor kennis van:
1. de problemen waarmee de interne auditor bij de uitvoering van zijn opdrachten geconfronteerd werd, inclusief beperkingen op het werkterrein en de toegang tot de noodzakelijke informatie. Het comité stelt aangepaste oplossingen voor. Het auditcomité is bevoegd om alle geschillen te beslechten die betrekking hebben op de opvolging van een aanbeveling van de interne auditor;
2. wijzigingen aan de auditplanning en de reden hiervoor;
3. het activiteitenverslag betreffende de uitgevoerde opdrachten en de geplande opdrachten, om te bepalen of de interne auditor de nodige middelen en ondersteuning heeft gekregen;
4. de belangrijkste aanbevelingen van de interne auditor van het afgelopen jaar en de opvolging die de personeelsleden met een leidinggevende functie hieraan hebben gegeven.
De interne auditor
Art. 16. De functie van interne auditor wordt toegewezen door de gemeenteraad via aanwerving of mobiliteit, of via een dienstencontract.
De interne auditor is in het bezit van het diploma van gecertificeerde interne auditor (CIA) of van de certificatie overheidsaudit (CGAP).
Art. 17. De interne auditor heeft het voorrecht het interne controlesysteem van het bestuur te evalueren, inclusief het goed bestuur, en bij te dragen tot de beheersing van de risico's inherent aan de activiteiten ervan.
De interne auditor moet zich bij elk van zijn opdrachten vergewissen van:
1. de verwezenlijking van de opdrachten van het bestuur, overeenkomstig de strategische doelstellingen ervan, en van de opdrachten en taken van de diensten;
2. het efficiënt en goed gebruik van de middelen;
3. de correcte toepassing van wetten, regelgevingen, instructies en procedures;
4. de bescherming van de bewaring van de gegevens en van het vermogen van het bestuur;
5. de integriteit, de betrouwbaarheid en het exhaustief karakter van de financiële en operationele informatie;
6. de doeltreffendheid en de efficiëntie van de interne controle, inclusief de opvolging van zijn aanbevelingen.
De interne auditopdrachten kunnen dus aan een of meerdere van de volgende doelstellingen beantwoorden:
1. een conformiteitsdoelstelling, als de audit wil nagaan of de geaudite processen conform de geldende wetten, regelgevingen en instructies zijn of zich ervan wil vergewissen dat de organisatie of de werking van deze processen regelmatig zijn en de modaliteiten, procedures en werkwijzen inzake respecteren;
2. een doeltreffendheidsdoelstelling, als de audit de prestaties van de processen, activiteiten of geaudite entiteiten evalueert en dit met betrekking tot de doelstellingen en de dienstopdrachten die aan deze werden toegewezen;
3. een strategische doelstelling, als de audit oordeelt over de mate waarin de middelen en de resultaten van de geaudite activiteitendomeinen en -diensten overeenstemmen met hun eigen doelstellingen en opdrachten, die zelf conform de globale doelstellingen van de gemeente moeten zijn.
Art. 18. De interne auditor is functioneel verbonden met het auditcomité en bestuurlijk met de gemeentesecretaris. De auditor staat onder het rechtstreeks gezag van het auditcomité. De functie van interne auditor wordt aldus volstrekt onafhankelijk van de geaudite entiteiten uitgeoefend.
De interne auditor legt verantwoording af aan het auditcomité.
Hij is onafhankelijk bij het uitoefenen van zijn functie en heeft de bevoegdheid om elke maatregel te nemen die objectief gezien noodzakelijk is voor het uitoefenen van zijn mandaat en legt hier verantwoording voor af. Hij wordt bijgestaan door de referentiepersoon interne controle.
Art. 19. De interne auditor kan de voorzitter van het auditcomité te allen tijde in volledige onafhankelijkheid raadplegen.
Art. 20. De interne auditor moet de verzoeken tot interventie die het auditcomité tot hem richt aanvaarden, maar hij moet de vrijheid hebben om elke maatregel die onder zijn mandaat valt te nemen. Het gaat hier met name om het bepalen van de perimeter voor de analyse van zijn opdrachten en, bij de uitoefening van zijn functie, om het meedelen van de resultaten en het oplossen van conflicten tussen de verschillende uit te voeren taken.
Hij bepaalt de prioriteiten van zijn werk in functie van de risico's en prioriteiten van het auditcomité.
Om aan deze prestaties te voldoen, wendt de interne auditor de door zijn functie vereiste technische middelen aan en waakt hij erover de algemeen erkende normen en goede praktijken te respecteren.
Art. 21. Elke auditopdracht leidt tot het opstellen van een ontwerp van opdrachtverslag. Dit document moet in volledige, exacte, duidelijke, objectieve en constructieve bewoordingen het voorwerp van de opdracht en de omvang van de uitgevoerde werken uiteenzetten. Het moet eveneens de vaststellingen en aanbevelingen opsommen.
De geaudite personen en diensten mogen kritiek geven op het ontwerp van het auditverslag, en in het bijzonder op de resultaten en de geformuleerde aanbevelingen. De geaudite entiteit kan een antwoord meedelen dat in het definitief verslag opgenomen zal worden. Ook de actieplannen van de geaudite entiteiten dienen hierin opgenomen te worden.
Het definitief verslag wordt na de toevoeging van de opmerkingen en de actieplannen van de geaudite entiteiten overhandigd aan het auditcomité.
Art. 22. De interne auditor legt elk jaar aan het auditcomité een syntheseverslag met betrekking tot zijn activiteiten voor, waarin hij onder meer de richting en de reikwijdte ervan, de planning van de werken en de vooruitgang geboekt in de uitvoering van de aanbevelingen in deze verslagen beschrijft.
Art. 23. Elke drie jaar wordt een evaluatie van de interne auditor door het auditcomité gepland. De evaluatiemodaliteiten en -criteria worden door het auditcomité bepaald. Het kan zich hiervoor laten bijstaan door een externe evaluator.
Art. 24. De interne auditor heeft onbeperkt toegang tot alle functies, plannen en jaar- of meerjarige verslagen, procedures, archieven en personeelsleden van de administratie voor zover dit nodig is voor het vervullen van zijn opdracht, tenzij de toegangsregels van toepassing op bepaalde persoonsgegevens niet toelaten dat hiervan hij kennis neemt.
De personeelsleden actief in de geaudite activiteitendomeinen of diensten hebben dan ook de verplichting om op het eerste verzoek de door de interne auditor gevraagde inlichtingen te verstrekken. Onder voorbehoud van bedrog of zware fout kan niemand het voorwerp uitmaken van een retorsiemaatregel omdat hij helpt of geholpen heeft bij de interne auditactiviteiten.
De interne auditor heeft geen beslissingsbevoegdheid over de activiteiten die hij controleert of over het personeel dat hierbij betrokken is.
De referentiepersoon interne controle
Art. 25. Binnen het personeelskader wordt een functie referentiepersoon interne controle gecreëerd. Deze wordt verbonden aan het gemeentelijk secretariaat.
Niemand mag worden aangeworven als referentiepersoon interne controle als hij niet voldoet aan de algemene en bijzondere toelatingsvoorwaarden en de door de regelgeving voorgeschreven proeven niet met succes aflegt.
Art. 26. De referentiepersoon interne controle heeft als opdrachten onder meer:
1. de verantwoordelijken van de administratieve eenheden bijstaan bij al hun verantwoordelijkheden inzake interne controle;
2. de interne auditor bijstaan bij het uitvoeren van zijn opdrachten;
3. het secretariaat van het auditcomité op zich nemen.

Slotbepalingen
Art. 27. Dit reglement treedt in werking op 1 januari 2018.