We zijn op zoek naar een medewerker "Budget, aankopen en logistiek" voor ons administratief team bij de dienst Onderwijs en Peuterzorg van de gemeente Oudergem.

Wij bieden een voltijdse overeenkomst voor onbepaalde duur. 

WIE ZIJN WIJ?

De Dienst Onderwijs en Peuterzorg van de gemeente Oudergem is verantwoordelijk voor de dagelijkse werking van de vier gemeentelijke basisscholen, de Academie voor muziek en woordkunst "Franz Constant", het Institut Auderghemois de Promotion Sociale, de bijkomende en buitenschoolse activiteiten en de vier gemeentelijke kinderdagverblijven.

ALGEMENE OPDRACHT

De medewerker Budget, aankopen en logistiek van de Dienst Onderwijs – Peuterzorg is binnen de Dienst Onderwijs – Peuterzorg het aanspreekpunt voor al wat overheidsopdrachten, budget en gebruik van de schoollokalen betreft. 

Hij of zij is voor al wat logistiek aangaat de voornaamste contactpersoon voor de scholen (basisscholen, muziekacademie, instituut voor sociale promotie) en de kinderdagverblijven en zorgt door zijn/haar functie mee voor de goede werking van de dienst.

PROFIEL

• Niveau: B, loon volgens de weddeschaal van een administratief secretaris/secretaresse van niveau B.
• Opleiding: bachelor- of graduaatdiploma (juridische wetenschappen, administratieve wetenschappen, overheidsbeheer, boekhouding, mens- en sociale wetenschappen, enz.).
• Ervaring die verband houdt met de functie, is een pluspunt.

VERANTWOORDELIJKHEDEN

Overkoepelende verantwoordelijkheden

• Je zoekt informatie die nuttig is voor je opdrachten;
• Je wisselt informatie uit met de directies van de scholen en kinderdagverblijven, je hiërarchie en de andere diensten;
• Je ziet erop toe dat de overheidsmiddelen nauwgezet beheerd worden;
• Je stelt de correspondentie en verslagen in verband met het budget, de aankopen en de logistiek op, meer bepaald voor de vergaderagenda van het College van burgemeester en schepenen;

Budget

• Je neemt de aanvragen van de directies van de scholen/kinderdagverblijven in ontvangst en vergaart de budgetinformatie die nodig is om begrotingsramingen op te stellen;
• Je volgt bestellingen en facturen op en controleert de leveringen bij de directies van de scholen en kinderdagverblijven;
• Je controleert of de financiële gegevens exact en coherent zijn;
• Je bereidt onder leiding van de dienstverantwoordelijke het begrotingswerk voor en stelt onder meer het driemaandelijkse verslag op van het budget voor Peuterzorg en het budget voor Onderwijs;
• Je volgt de door hogere overheden toegekende subsidies op en controleert ze;
• Je controleert de financiële voordelen en subsidies die de gemeente aan de begunstigde scholen en kinderdagverblijven toekent;
• Je vult de kandidatuurdossiers in om nieuwe subsidies te bekomen.

Bestellingen en overheidsopdrachten

Bestellingen: 

• Je centraliseert de aanvragen van de kinderdagverblijven en scholen;
• Je zoekt naar leveranciers;
• Je laat een eerste selectie van producten door de directie van de kinderdagverblijven en scholen valideren;
• Je stelt de bestelbonnen op en volgt de bestellingen op.

Overheidsopdrachten:

• In samenwerking met de juridische dienst stel je de dossiers op voor overheidsopdrachten die inspelen op de behoeften van de scholen en kinderdagverblijven;
• Je analyseert en beoordeelt de ontvangen offertes samen met de directies van de kinderdagverblijven en scholen (aangezien op de behoeften op het terrein ingespeeld moet worden), met het oog op het opstellen van een voorstel voor gunning;
• Je contacteert de inschrijvers om hen te informeren over de opvolging van de offertes en hen te verwittigen als ze niet weerhouden zijn;
• Je maakt naargelang van de opdrachten een inventaris op van het materiaal en beheert de in & out en de voorraad;
• Je valideert de bestelbon, controleert de uitvoering van de opdracht en dient bij de bevoegde dienst een aanvraag in om de factuur te betalen;
• Eventueel stel je een proces-verbaal van niet-verbinding op als de opdracht niet uitgevoerd wordt.

Logistiek en gebruik van de lokalen:

• Problemen in verband met de logistiek en de gebouwen meld je aan de bevoegde dienst (Onderwijs / Peuterzorg) en je waakt erover dat deze binnen een redelijke termijn opgelost worden;
• Je houdt toezicht op de aanvragen voor gebruik van lokalen van de scholen of kinderdagverblijven en behandelt ze in overeenstemming met het van kracht zijnde gemeentelijk reglement;
• Samen met de conciërge, directie en externe gebruikers zorg je ervoor dat de lokalen naar behoren gebruikt worden.

ONS AANBOD

• Een voltijdse baan;
• Een overeenkomst van onbepaalde duur;
• Een loon B1, in overeenstemming met de weddeschalen van het openbaar; ambt, alsook vakantiegeld en een eindejaarspremie. Nuttige anciënniteit wordt bij de berekening van het loon volledig in aanmerking genomen;
• Maaltijdcheques (€ 8/dag);
• Hospitalisatieverzekering;
• Een gratis MIVB-abonnement en een bijdrage in de abonnementskosten voor andere openbaarvervoersdiensten en/of fiets-/voetgangersvergoedingen;
• Een aantrekkelijke vakantieregeling.

HOE SOLLICITEREN?

Stuur vóór 15 september 2024 je cv, een motivatiebrief en je diploma naar het volgende adres: jobs@auderghem.brussels.

We voeren een actief diversiteitsbeleid door gelijke kansen, behandeling en toegang tot selecties voor alle kandidaten te waarborgen.