Geachte heer voorzitter,
Mevrouw de burgemeester,
Dames en heren
Beste collega's,
Voor veel ouders kan de inschrijving in de opvang een hindernis zijn, zowel vanwege het beperkte aantal opvangplaatsen als vanwege de administratieve procedures die bij veel instellingen moeten worden doorlopen.
Sinds september 2021 bieden de gemeentelijke kinderdagverblijven van Oudergem de mogelijkheid aan gezinnen om hun kinderen in te schrijven via een formulier dat beschikbaar is op de gemeentelijke website.
Onze vragen luiden als volgt:
-
Wat is uw beoordeling van het registratieproces?
-
Welke feedback heeft u uit het veld over het gebruiksgemak van de gebruikte software?
-
Welke statistieken zijn beschikbaar via de software? Kunt u bijvoorbeeld het aantal verzoeken dat u telefonisch en per e-mail heeft ontvangen, alsmede het aantal jaarlijkse inschrijvingen kwantificeren? Is het mogelijk overgangen en einddata van secties te plannen en te anticiperen op de beschikbaarheid van plaatsen? Hoe snel ontvangt een ouder een antwoord op een inschrijvingsverzoek?
-
Hoe worden de beschikbare plaatsen toegewezen?
Dank u voor uw antwoorden.
Stéphanie PAULISSEN
Gemeenteraadslid - Lijst van de burgemeester (DéFI)
-
Antwoord van mevrouw Florence Couldrey, Schepen:
Mevrouw het gemeenteraadslid,
Dank u voor uw vraag.
In 2019 heeft het College besloten om doortastend op te treden en niet alleen te kiezen voor een inschrijvingssoftware, maar ook voor een beheers- en communicatiesoftware met de ouders.
Na uitwisseling met andere gemeenten om de nodige opties te identificeren, na ontmoetingen met het CIBG en ontwikkelaars, na analyse van de functionaliteiten van in andere landen beschikbare software, en na vaststelling dat er op de Franstalige Belgische markt geen software voor jonge kinderen beschikbaar was die zo efficiënt was als wij wilden; in 2020 besloot het College een Belgische start-up te selecteren die een software ontwikkelde voor de centralisatie van inschrijvingen.
Vandaag is de TUTUTE-software, die inmiddels BE KID is geworden, in feite het resultaat van het werk van de ontwerper en de samenwerking met onze gemeente. Naar wens centraliseert de software de inschrijvingen, vergemakkelijkt de communicatie met de ouders, vergemakkelijkt het werk van het personeel, optimaliseert de bezettingsgraad en het algemene beheer van de crèches.
Meer dan 150 kinderdagverblijven in Brussel en Wallonië werken nu met de BE KID-software. In Brussel hebben al 13 van de 19 gemeenten ervoor gekozen om met de software te werken. Alvorens te beslissen, hebben enkele gemeenten ons om advies gevraagd.
Voor ons is de balans duidelijk positief.
Natuurlijk zijn verbeteringen altijd mogelijk. De software evolueert voortdurend omdat de ontwerper streeft naar uitmuntendheid en inspeelt op de eisen van de gastgemeenschap.
Het registratieproces verloopt snel. Het kost maar een paar minuten van je aandacht.
In één jaar, van september 2021 tot september 2022, ontvingen wij 660 registratieverzoeken, waarvan 635 online en 25 via onze telefonische hotline. Gezinnen met een digitale kloof kunnen de hotline bellen om de registratie door een ambtenaar te laten inleiden.
De voordelen van het systeem zijn
-
Bereikbaarheid 24 uur per dag, 7 dagen per week;
-
Een enkel administratief proces (online inschrijving) dat gebruiksgemak biedt in plaats van 4 telefoontjes om contact op te nemen met elk van onze gemeentelijke kinderdagverblijven;
-
Gezinnen ontvangen direct een bevestiging van hun aanvraag met een dossiernummer. Vervolgens krijgen zij ten vroegste binnen 15 dagen en uiterlijk binnen een maand na hun verzoek een antwoord;
-
Bij een negatief antwoord wordt de aanvraag automatisch op een wachtlijst geplaatst. Deze wachtlijst kan worden geraadpleegd door de beheerders van de crèche. Het administratief personeel dat toegang heeft tot de software kan een wachtlijst in chronologische volgorde verkrijgen, waarbij de prioriteiten van de ONE zoals bepaald in het decreet van mei 2019 (zoals sociale situatie, een broer of zus, enz.), de gewenste inreisdatum en de leeftijd van het kind worden geïntegreerd. De wachtlijst wordt automatisch bijgewerkt: om de 3 maanden krijgen de ouders een e-mail met de vraag of ze al dan niet op de wachtlijst willen blijven staan.
De BE KID-software bespaart tijd voor zowel ouders als personeel, maar voldoet niet aan alle verwachtingen van de gezinnen.
De belangrijkste vragen die bij onze hotline binnenkomen, zijn dat gezinnen willen weten of zij een plaats hebben en wanneer zij een plaats zullen hebben.
Er zijn veel teleurstellingen... hier is waarom:
Slechts 10% tot 15% van de gezinnen die zich aanmelden, krijgen een plaats in een gemeentelijke crèche. Tussen januari 2022 en december 2022 kregen 91 gezinnen een positieve beslissing om in een van de 4 gemeentelijke kinderdagverblijven in te stromen. Een kind verblijft in de crèche tussen 30 en 36 maanden. Dit verklaart waarom plaatsen slechts geleidelijk beschikbaar komen.
Anderzijds is het voor een gezin dat wacht op een oplossing voor kinderopvang niet noodzakelijk gemakkelijk te begrijpen dat het vertellen van hun positie op de wachtlijst geen relevante informatie biedt. Daar zijn verschillende redenen voor. Als er een plaats beschikbaar is, wordt deze toegewezen volgens de chronologische volgorde, volgens de prioriteiten die in de volgorde van mei 2019 zijn vermeld, volgens de leeftijd van het kind en volgens de door de ouders opgegeven gewenste datum van binnenkomst. Als er bijvoorbeeld een plaats vrijkomt in de afdeling voor 5 maanden, kan een kind van 18 maanden niet worden geaccepteerd. Een ander voorbeeld: twee gezinnen vragen een plaats aan voor een kind van 9 maanden. Na een terugtrekking komt er een plaats vrij voor een kind van 9 maanden. De ene familie staat al maanden op de wachtlijst, de andere pas 15 dagen. Het gezin dat al 15 dagen op de wachtlijst staat, krijgt de plaats omdat het aanzienlijke sociale problemen heeft. Volgens de ONE-verordeningen heeft het gezin met sociale moeilijkheden voorrang.
De BE KID software is zeer gemakkelijk af te lezen met betrekking tot de beschikbaarheid van plaatsen.
Met behulp van kleurcodes op een kalender kan het gemeentepersoneel snel zien wanneer een voltijdse of deeltijdse functie beschikbaar is.
De informatie over de planning van de overgangen en de data van binnenkomst en vertrek van het kind is beschikbaar in de software, maar moet als een indicatie worden beschouwd.
Waarom is dat zo? Voor ons is het essentieel om te zorgen voor het welzijn van het kind en zijn of haar ontwikkeling als geheel. Een kind gaat dus niet van de ene afdeling naar de andere omdat het gepland was dat hij/zij op dat moment zou veranderen, maar omdat hij/zij er qua capaciteiten klaar voor is. Elk kind is anders. Zo kan een kind van 13 maanden, in overleg met de ouders, gevraagd worden op de babyafdeling te blijven omdat zijn of haar psychomotorische ontwikkeling afwijkt van "de norm". Evenzo kan een ouder bij binnenkomst in de crèche aangeven dat zijn kind de crèche op 3-jarige leeftijd zal verlaten, om zich vervolgens te realiseren dat zijn kind op 2,5-jarige leeftijd klaar is om naar de kleuterklas te gaan. In het algemeen weten we pas 7 of 8 maanden voor een vertrek wanneer een plaats beschikbaar is, behalve in het geval van een vervroegd vertrek door bijvoorbeeld een verhuizing. Dit maakt een efficiënte planning mogelijk. Dat is heel eervol, aangezien sommige gemeenten de gewoonte hebben om te vragen om teruggeroepen te worden als het kind geboren is.
Een van de sterke punten van de software is dat deze in real time toegang biedt tot een grote hoeveelheid informatie. Elk personeelslid dat toegang heeft tot de software beschikt over dezelfde informatie, die in real time wordt bijgewerkt. Dit is een groot voordeel, vooral in noodgevallen.
Een voorbeeld? In geval van een onverwachte stroomonderbreking die de uitzonderlijke sluiting van een kinderdagverblijf vereist, kan de centrale administratieve dienst de betrokken ouders snel op de hoogte brengen. De software kan de informatie in een paar minuten naar de ouders sturen via sms, e-mail enz. En bevoegd personeel heeft toegang tot de contactgegevens van de ouders en kan de ouders ook via een telefooncentrale op de hoogte brengen.
Kortom, deze praktische, gebruiksvriendelijke software vergemakkelijkt het werk van de werknemers, biedt nuttige statistieken, bevordert het beheer en de communicatie en is voortdurend in ontwikkeling.
