Het gemeentebestuur van Oudergem is op zoek naar een adjunct voor de administratieve en financiële coördinatie (Preventie) in een halftijds vervangingscontract (1 maand, hernieuwbaar indien de vervanging wordt verlengd).

Algemene inlichtingen

• Graad: administratief secretariaatsmedewerker/ster
• Niveau: B1-2-3
• Dienst: Preventie
• Opleiding: hoger onderwijs van het korte type (bachelordiploma secretariaatswetenschappen - menswetenschappen - administratie)
• Vereiste taalcertificaten: art. 8 en 9 § 1 (basisniveau)

Beschrijving van de functie

Het Preventiehuis is een dienst van het gemeentebestuur, voor het grootste deel gesubsidieerd, die als hoofdopdracht heeft in te spelen op het veiligheidsgevoel van de inwoners van Oudergem. De activiteiten vinden plaats via de verschillende diensten die in het Huis aanwezig zijn: Cempa, sociale bemiddeling, gemeenschapswachten enz.

De dienst voor administratieve en financiële coördinatie vormt de basisstructuur die het mogelijk maakt dat het Preventiehuis kan functioneren en de opdrachten kan vervullen die het door de subsidiërende overheden en de gemeentelijke instanties kreeg toegekend. Daartoe bestaat de dienst uit een coördinator en een adjunct, die samenwerken voor het logistiek, administratief, financieel en personeelsbeheer om de goede werking en de continuïteit van het Preventiehuis en al zijn diensten te verzekeren.

De hieronder vermelde opdrachten/activiteiten vormen geen volledige lijst van de taken die door de coördinatie moeten worden uitgevoerd.

Opdrachten en activiteiten

Financieel luik

• Toepassen van de gemeentelijke procedures voor de financiële werking binnen het bestuur, en meer in het bijzonder de preventiedienst;
• Controleren van de aan de preventiedienst toegekende subsidies en van de financiële richtsnoeren om te helpen bij de samenstelling van de financiële verantwoordingsdossiers;
• Helpen bij het opstellen van de jaarlijkse begroting van de dienst en opvolging van eventuele begrotingswijzigingen;
• Helpen bij de permanente opvolging van de begroting door controle en opvolging van de algemene uitgaven en de uitgaven per dienst, in het kader van de gewone en buitengewone regelingen;
• Helpen bij het opstellen van alle documenten die verband houden met de goede financiële werking van de dienst (invorderingsbevelen, te mandateren nota's, bestelbonnen, financiële tabellen in verband met personeels-, werkings- en investeringskosten, enz.);
• Uitschrijven en opvolgen van overheidsopdrachten

Administratief luik

• Opstellen en opvolgen van verslagen die aan het schepencollege en/of de gemeenteraad worden voorgelegd;
• Opvolgen van alle administratieve verzoeken van de dienst, de gemeente en/of subsidiërende overheden volgens de toepasselijke procedures (overeenkomsten, schuldvorderingen, personeelsattesten enz.);
• Deelnemen aan interne en gemeentelijke vergaderingen, en opstellen van notulen;
• Contactpunt voor informatie en communicatie;
• Beheren van materiaal en logistiek (economaat, opslag en inventaris, opvolging van materiaal, aankoop van diverse leveringen enz.) en contact met leveranciers;

Personeelsluik

• De naleving van het arbeidsreglement of alle andere regelgeving in verband met de werking van de dienst controleren en waarborgen;
• Beheren en logistiek opvolgen van het personeel (bestelling van maaltijdcheques, communicatiemateriaal, uitrusting, economaat, opleidingen, vakanties, ziekte, diverse attesten, personeelskader enz.);
• Beheren en opvolgen van de procedures voor aanwerving/evaluatie/ontslag;
• Beheren en bijhouden van personeelsdossiers;

Luik inzake premies voor de beveiliging van privéwoningen

• Opstellen van het reglement, procedure voor de implementatie, behandelen van dossiers en opvolgen van premies voor de beveiliging van privéwoningen in samenwerking met de adviseur diefstalpreventie;
• Specifieke contacten;

Communicatieluik

• Invoeren en monitoren van interne communicatiemiddelen;
• Bevorderen van de zichtbaarheid van het Preventiehuis bij externe communicatie;

Competenties

Generieke competenties in verband met de functie

• Informatiebeheer: informatie begrijpen, assimileren, analyseren en integreren;
• Taakbeheer: taken uitvoeren, het werk structureren, problemen oplossen en beslissingen nemen afhankelijk van de autonomie die met de hiërarchische meerdere is vastgesteld;
• Relatiebeheer: communiceren, actief luisteren, in teamverband werken en servicegericht handelen;
• Beheer van het persoonlijk functioneren: blijk geven van respect, aanpassingsvermogen, betrouwbaarheid, inzet, stressbestendigheid, zelfontplooiing, verwezenlijken van doelstellingen.

Kennis

• Kennis en/of toe-eigening van de werking en de procedures van het bestuur en de dienst van het Preventiehuis, met betrekking tot administratief, logistiek en personeelsbeheer (arbeidsreglement, gemeentelijke en interne procedures, regelgeving in verband met beveiligingspremies, regelgeving in verband met subsidies enz.);
• Kennis en/of toe-eigening van de werking van het gemeentelijke boekhoudsysteem;
• Kennis en/of toe-eigening van de werking van de subsidiërende overheden;
• Kennis en/of toe-eigening van het netwerk van samenwerkingsverbanden binnen het gemeentebestuur en het Preventiehuis;
• Beheersing van de communicatiemiddelen;
• Beheersing van de computertoepassingen: Excel, Word, Outlook, Powerpoint;
• Beheersing van de boekhoudsoftware Acropole;
• Beheersing van de BOS-software.

Vereiste beroepsvaardigheden (knowhow)

• Zeer goede redactionele, synthese- en orthografische vaardigheden;
• Goede communicatie- en mondelinge uitdrukkingsvaardigheden, bij uiteenlopende doelgroepen;
• Methodisch, organisatorisch en rigoureus te werk gaan, en een goede zin voor synthese hebben;
• Vindingrijk en zelfredzaam zijn;
• Vermogen om initiatief te nemen, nieuwe werkwijzen voor te stellen/opstarten die van toepassing zijn binnen de dienst en zich aan te passen aan onvoorziene/onbekende situaties;
• Vermogen om in betrekkelijk korte tijd kwaliteitswerk te leveren.

Persoonlijke en sociale vaardigheden en kwaliteiten (soft skills)

• Gevoelig zijn voor het sociale aspect van de functie, voor het belang van het gemeentebestuur en voor het doel van de preventiedienst;
• Bereidheid tot efficiënte communicatie;
• Bereidheid om kwaliteitswerk te leveren (plichtsbewust zijn);
• Luistervaardig zijn en zich kunnen inleven;
• In teamverband kunnen werken;
• Stressbestendigheid.

Kandidaturen

Verzending van het volledige dossier naar: admin-prevention@auderghem.brussels.

Het volledige kandidatuurdossier omvat :

• cv en motivatiebrief
• kopie van de identiteitskaart
• kopie van het diploma (getuigschrift van het lager secundair onderwijs)
• getuigschrift van goed zedelijk gedrag (recent - eventueel)

Datum van afsluiting van de kandidaturen: 18 maart.

De geselecteerde kandidaten zullen worden uitgenodigd om in de daaropvolgende week een huiswerkopdracht uit te voeren. Als de schriftelijke test met succes wordt afgelegd, worden de kandidaten uitgenodigd voor een mondeling aanwervingsgesprek op vrijdag 25 maart 2022! (slechts 1 datum).

Overwogen wordt om op 1 april 2022 in dienst te treden.