De gemeente Oudergem wenst een administratief assistent voor de dienst openbare ruimte aan te werven (M/V/X)

Toegangsvoorwaarden

• Houder zijn van een diploma van het hoger secundair onderwijs of van een gelijkwaardig erkend attest.
• slagen voor de toelatingsproeven (schriftelijk en mondeling).
• Houder zijn van de taalattesten (SELOR : elementaire kennis) is een meerwaarde.

Contract

• Contract van bepaalde duur (CBD) van 6 maanden, gevolgd door een contract van onbepaalde duur (COD) na een positieve evaluatie
• Datum van indiensttreding: zo snel mogelijk
• Arbeidsregeling: voltijds

Definitie van de functie

De administratief assistent draagt bij tot de goede werking van de dienst en staat de technische medewerkers bij in hun administratieve taken.

Hij is verantwoordelijk voor de eenvoudige procedures inzake de openbare aanbestedingen.

Hij waakt erover dat de budgettaire beschikbaarheid gerespecteerd wordt.

Hij ontvangt het publiek aan het loket en oriënteert hen  naar de persoon die het dossier opvolgt. Hij beantwoordt de telefoon en de e-mails.

Hij verzekert de opvolging van de beslissingen van de verantwoordelijke van de dienst  Openbare Ruimte en rapporteert aan hem.

Hij draagt bij tot de goede werking en het imago van het bestuur door de vragen gesteld aan de dienst op een kwalitatieve,  professionele en accurate manier te beantwoorden.

Opdrachten

De administratief medewerker tewerkgesteld in de dienst Openbare Ruimte, voert, onder andere, de volgende opdrachten uit :  

• opmaken en opvolgen van :
  • de beslissingen van het College en de Gemeenteraad;
  • de werk- en bestelbonnen van diverse aard;
  • de eenvoudige procedures van openbare aanbestedingen  (onderhandelingsprocedure zonder bekendmaking) van de opstart tot het  finaliseren van het project;
• opstellen van brieven, mails van diverse aard (bewoners, firma’s, nutsmaatschappijen, …).
• klassement (facturen, dossiers, …).
• onthaal van het publiek (aan het loket en aan de telefoon).

Vereiste technische competenties

• Een goede kennis van de algemene administratieve procedures;
• Redactionele vaardigheden hebben inzake het opstellen, herlezen en verbeteren van diverse documenten (proces-verbaal, beraadslagingen, verslagen, briefwisseling, …).
• Goed kunnen schrijven.
• Beheersing van informaticatools (Word, Excel, …).

Gedragscompetenties

• Autonoom kunnen werken.
• Het werk kunnen structureren en op een coherente manier de prioriteiten en noodzakelijke stappen voor de realisatie van mijn objectieven  en / of activiteiten kunnen organiseren.
• Luistervaardig zijn.
• Initiatief nemen.
• Belang hechten aan een goede samenwerking in groep en kunnen samenwerken met andere diensten.

Wij bieden

• Een aangenaam werkkader.
• Een variabel uurrooster :
  • Aankomst tussen 7u30 et 8u30
  • Pause van één uur tussen  12u et 14u
  • Einde van de werkdag tussen 16u et 17u30
• Een aantrekkelijke verlofregeling.
• Maaltijdcheques.
• Een hospitalisatieverzekering.

Interesse ?

De kandidaturen ( cv + motiveringsbrief ) dienen naar Mevrouw Carine Alderweireldt  te worden gestuurd, dienst Human Resources van het gemeentebestuur van Oudergem, Emile Idiersstraat 12, 1160 Brussel (of per e-mail naar recrutement@auderghem.brussels ) ten laatste op 7 februari 2020 .

Het Gemeentebestuur leidt een actieve politiek van diversiteit door de gelijkwaardigheid van kansen, behandeling en toegang tot de proeven voor elke kandidaat te verzekeren.