Algemene informatie

• Graad: administratief secretariaatsmedewerker/ster
• Niveau: B1-2-3
• Dienst: Human Resources
• Toelatingsvoorwaarden:
  • in het bezit zijn van een bachelordiploma of graduaat in verband met de toe te kennen functie of een beroepsbekwaamheidsbewijs of een bewijs van valorisatie van beroepscompetenties dat werd behaald in overeenstemming met de regelgeving betreffende de beroepsbekwaamheidsbewijzen;
  • slagen voor het aanwervingsexamen
  • Vereiste taalcertificaten: artikelen 8 en 9, § 1 (basisniveau)

 

Definitie van de functie

Onder het gezag van de HR-beheerder en in overeenstemming met de richtlijnen die door de gemeentesecretaris worden gegeven, gaat de HR-medewerker/ster over tot de uitvoering en de implementatie van de HR-processen en -tools, voornamelijk binnen de domeinen van de evaluatie en de opleiding, maar ook in het kader van de aanwerving, de loopbaanontwikkeling (statutarisering, promotie), het conflictbeheer, ...

Hij/zij draagt bij tot de uitwerking van een geïntegreerd HR-beleid binnen het bestuur.

Hij/zij mag nooit alleen handelen. De beslissingen worden in overleg met de hiërarchie genomen, buiten voor de dossiers waarvan het beheer hem/haar werd toevertrouwd.

Hij/zij draagt bij tot de goede werking en het imago van het bestuur door mee te werken aan een rigoureus, kwalitatief en professioneel beheer van de door de dienst behandelde aanvragen.

 

Opdrachten

De HR-medewerker/ster voert verschillende specifieke activiteiten in verband met human resources uit:

• Beoordeling van werknemers : lancering van nieuwe procedures, opstelling van de planning van de evaluaties van de personeelsleden, overdracht van de evaluatiefiches, bijstand aan de diensthoofden om de documenten van de gesprekken in te vullen (functie-, plannings-, werkings- en evaluatiegesprek), integratie van de tijdens de evaluaties geformuleerde opleidingsbehoeften en -wensen in het ontwerp van opleidingsplan, convocaties van de leden van de beroepscommissie, administratieve opvolging indien er beroep wordt aangetekend tegen een ongunstige evaluatie, …
• Opleiding : in samenwerking van de opleidingsverantwoordelijke:

• een hulpmiddel bepalen en tot stand brengen waarin een overzicht wordt gegeven van alle door de personeelsleden gevolgde opleidingen (per dienst en per werknemer);
• nieuwe opleidingen zoeken en de diensten en de werknemers informeren over de opleidingsmogelijkheden;
• de aanvragen beheren en de dossiers betreffende de opleidingsaanvragen onderzoeken;
• een nauwgezette administratieve opvolging van de voortgezette opleiding uitvoeren (beheer van de opleidingsaanvragen, bestelbons, inschrijvingen, verslagen aan het college, opvolging van de facturen, vergaderingen tussen gemeenten, ...);
• de vorderingsstaat van de opleidingsacties opvolgen;
• samenwerken met de preventieadviseur: in het kader van het welzijn op het werk: opstelling van de lijst met de verplichte opleidingen, opvolging van de door de preventieadviseur georganiseerde opleidingen;
• de relevantie van de opleidingen beoordelen op basis van de bij de deelnemers ingezamelde informatie

• Rekrutering van contractuele personeelsleden (alle categorieën): bijwerking van de bestaande functieomschrijvingen, opstelling van de vacature, selectie van de kandidaten, planning van de tests, contacten met de onderwijsinstellingen en Actiris (maandtabellen GESCO), correspondentie, opvolging van de subsidies, nota's, rapporten aan het schepencollege, aanmaak van het dossier, …
• Loopbaanbeheer (statutaire en contractuele personeelsleden): bijwerken van de individuele personeelsdossiers na gebeurtenissen in het kader van de persoonlijke levenssfeer en de administratieve loopbaan (verlenging van contracten, promoties, opvolging van tuchtdossiers, beëindiging van het contract, ...)
• Beheer van de arbeidstijd : prikklok: invoering van de uurroosters, vakantiedagen, ziektedagen, dagelijkse behandeling van anomalieën, controle van de aanwezigheden, contacten met de onderhoudsfirma's, …
• Opstelling van de verlofattesten van de personeelsleden aan het einde van het jaar voor het volgende jaar en tijdens het jaar voor de nieuwkomers, wijziging van de verlofbladen na een uurroosterwijziging, ...;
• Samenwerking met de preventieadviseur : in het kader van het welzijn op het werk: toezicht op de uitvoering van de eerste interventiefiche van de werkpost voor de nieuwkomers, aanpassing in geval van een wijziging van de werkpost, attest onthaal van de nieuwe werknemer, …
• Bijstand aan de conciërge bij het beheer van het schoonmaakpersoneel - onderwijsinstellingen
• In de hoedanigheid van vervanger (indien een collega van de dienst Human Resources afwezig is):

• bestelling van maaltijdcheques (alle personeelsleden) en controle van de door de andere diensten overgemaakte aanwezigheidslijsten;
• verzekeringsdossiers

 

Vereiste beroepsvaardigheden (knowhow)

• Kennis van de geldende reglementeringen bij het bestuur (administratief statuut van het personeel, arbeidsreglement, reglement betreffende het opleidingsbeleid, ...)
• Kennis van het personeelskader en het organigram van het bestuur
• Kennis van de wetgeving inzake HR
• Beheersing van de gesprekstechnieken
• Kennis van de organisatie en de werking van het bestuur: inzicht in het raderwerk, de structuur en de cultuur van het bestuur, evenals in de politieke, sociale en economische uitdagingen om resultaten te boeken
• Beschikken over goede schriftelijke en mondelinge vaardigheden
• Beheersing van de informaticatools (Word, Excel, internet, ...)

• Expertise op het vlak van projectbeheer en het sturen van veranderingen

 

Gedragscompetenties en -kwaliteiten (professionele skills)

• Analyseren

Ik identificeer, bestudeer en benader kritisch de verschillende aspecten van een situatie om de context, de dynamiek en/of de logische verbanden ervan te begrijpen, om inzichten te geven of zelfs aanbevelingen te doen.

Vaardigheidsindicatoren

• Ik onderzoek de beschikbare informatie, structureer ze en controleer er de juistheid van.
• Ik onderscheid de relevante van de niet-relevante informatie en de essentiële van de bijkomstige.
• Ik trek logische conclusies en werk een rationele opinie uit.
• Ik stel opties en alternatieven voor en doe aanbevelingen.
• Ik beoordeel de gevolgen van een actie, een beslissing.
• Ik identificeer, behandel en integreer de evoluties / nieuwe praktijken / nieuwe trends die een impact op de organisatie zouden kunnen hebben.

• Gestructureerd werken

Ik definieer en organiseer op een coherente manier de prioriteiten en stappen die nodig zijn om mijn doelstellingen te bereiken en/of mijn activiteiten uit te voeren.

Vaardigheidsindicatoren

• Ik organiseer mijn werktijd in overleg met het team.
• Ik respecteer de prioriteiten die mij worden opgelegd.
• Ik leg realistische tussentijdse doelstellingen vast en maak regelmatig een stand van zaken op (met mijn hiërarchie, mijn collega's) over het uitgevoerde werk om mijn activiteiten dienovereenkomstig te reorganiseren.
• Ik houd een hoog organisatieniveau in stand ondanks de tijdsdruk en het gebrek aan ter beschikking gestelde middelen.

• Integer en professioneel handelen

Ik geef blijk van zin voor openbare dienstverlening en leef de belangrijkste principes hiervan na. Ik leef de normen van goede praktijken onder professionals na. Ik laat het algemene belang primeren op het individuele belang.

Vaardigheidsindicatoren

• Ik behandel mensen gelijkwaardig, respectvol en hoffelijk.
• Ik respecteer de regels, procedures, richtlijnen en beslissingen en pas ze trouw toe.
• Ik kom mijn verbintenissen na.
• Ik stel me dienstbaar op en reageer snel op de vragen van mijn collega's en/of de gebruikers.
• Ik toon respect voor mijn meerderen en de gevestigde hiërarchische structuur.
• Ik respecteer de regels rond vertrouwelijkheid en houd me aan de wetgeving rond het respecteren van de persoonlijke levenssfeer.
• Ik handel integer in erg moeilijke situaties of onder druk.
• Oplossingsgericht werken

Ik mobiliseer middelen om een probleem en/of een ongebruikelijke situatie op te lossen.

Vaardigheidsindicatoren

• Wanneer ik met een probleem wordt geconfronteerd, neem ik de tijd om de situatie te analyseren (oorzaken, obstakels, impact).
• Ik werk oplossingen uit in functie van mijn eigen ervaring, mijn kennis en de omgeving.
• Ik stel innoverende verbeterings- en/of oplossingsvoorstellen voor aan de hiërarchie.
• Ik kan een beroep doen op andere om een probleem op te lossen.
• Ik pas me snel aan een nieuwe situatie aan en overweeg een relevante en efficiënte oplossing die met de tijd evolueert (voldoende soepel en omzetbaar).
• Zelfs onder druk los ik de problemen waarmee ik te maken krijg snel en op passende wijze op.

• Samenwerken

Ik werk met anderen aan de verwezenlijking van mijn doelstellingen. Ik deel de middelen en geef in mijn handelen blijk van ondersteuning en solidariteit.

Vaardigheidsindicatoren

• Ik wissel informatie uit met mijn collega's (om hun mening te kennen, naar hun voorstellen te luisteren) met als doel de vastgestelde doelstellingen te verwezenlijken.
• Ik houd rekening met ideeën, de visie van mijn gesprekspartner om tot een gemeenschappelijke beslissing te komen.
• Ik erken de positieve kanten en de goede resultaten van collega's.
• Ik rond scherpe kantjes af en vermijd conflicten.
• Ik kan oplossingen vinden en beslissingen in team nemen.
• De verandering sturen

Ik zorg ervoor dat ik de doeltreffendheid van de processen en de teams vergroot door in te grijpen op verschillende elementen van de organisatie - door gebruik te maken van passende methoden en instrumenten, door de actoren van de verandering te begeleiden.

Vaardigheidsindicatoren

• Ik breng de behoeften die nodig zijn voor de verandering in kaart.
• Ik organiseer uitwisselingsmomenten met de actoren van de verandering en moedig hun bijdrage tot de verandering aan.
• Ik werk mijn veranderingsvoorstellen uit rekening houdend met het kader en mijn bewegingsmarge.
• Ik geef uitleg over de gegrondheid van de verandering en het gekozen proces.
• Ik geef toelichting bij de organisatorische beperkingen van de verandering.
• Ik breng de betrokken personen in contact om het project tot een goed einde te brengen.
• Ik haal het beste in elke medewerker naar boven.
• Ik ga voort met de uitvoering van de acties waartoe is beslist, ondanks de pogingen tot destabilisatie.
• Ik garandeer dat de verandering ten dienste staat van de strategische richting die de organisatie uitgaat.

• Netwerking

Ik bouw professionele relaties op met mensen die me kunnen helpen om mijn doelstellingen te verwezenlijken en een langdurig en positief resultaat voor alle partijen te bereiken.

Vaardigheidsindicatoren

• Ik identificeer de bronpersonen met wie ik aan het project en/of dossier ga werken.
• Ik neem deel aan interne of externe vergaderingen en volg opleidingen om mijn netwerk uit te breiden.
• Ik geef feedback (bv. stand van zaken van een project) aan de bronpersonen, ten opzichte van de aangereikte hulp.
• Ik versterk de samenwerking door mijn expertise op proactieve wijze aan te bieden aan de leden van het netwerk.

• Zelfontplooiing

Ik probeer om mezelf voortdurend te verbeteren. Ik beschouw mijn werkomgeving als een bevoorrechte plaats om te leren en mezelf te ontwikkelen.

Vaardigheidsindicatoren

• Ik volg opleidingen om mezelf te verbeteren en te evolueren en trek lessen uit mijn fouten.
• Ik breng de nieuwe kennis en werkwijzen in de praktijk.
• Ik haal voordeel uit de lessen die ik deel met anderen (kennis, ervaring).

 

Interesse?

Stuur uw kandidatuur (curriculum vitae + motivatiebrief) vóór 3 oktober 2019 naar de dienst Human Resources van het gemeentebestuur van Oudergem, ter attentie van mevrouw Véronique Belpaire, Emile Idiersstraat 12, 1160 Oudergem (of via e-mail naar recrutement1160@auderghem.brussels ).