1.Algemene inlichtingen

• Graad: Bestuurssecretaris
• Niveau: A1
• Dienst: OCMW – Dienst Personeelszaken
• Aard van de overeenkomst: arbeidsovereenkomst voor onbepaalde duur
• Begindatum van de uitvoering van de overeenkomst: 01 augustus 2018
• Toelatingsvoorwaarden:

Houder zijn van een universitair diploma of een diploma van het hoger onderwijs (van het lange type en dat verband houdt met de uit te oefenen functie) 

Slagen voor het schriftelijke en het mondelinge examen 

De kandidaturen moeten uiterlijk op 22 juni 2018 worden ingediend 

Het schriftelijke examen zal plaatsvinden op woensdag 27 juin 2018, op het OCMW van Oudergem, 

De mondelinge examens zullen tussen 09 en 20 juli 2018 plaatsvinden (deelname onder voorbehoud van het slagen voor het schriftelijke examen)

 

2.Hiërarchisch verband

De Bestuurssecretaris HR treedt op onder de verantwoordelijkheid van de Secretaris. 

 

3.Functieomschrijving

Globale missie van de functie: 

De Bestuurssecretaris HR is gelast met het beheer van het personeel (174 personeelsleden).

 

Hoofdtaken van de functie:

1. Administratief beheer van de individuele personeelsdossiers

• Opstellen van arbeidsovereenkomsten en van latere wijzigingsovereenkomsten: oplijsten en ordenen van type-contracten, oplijsten van de voor het opstellen van arbeidsovereenkomsten nodige documenten 
• Nieuwe medewerkers onthalen
• Deelnemen aan de aanwerving van nieuwe personeelsleden: opstellen van werkaanbiedingen en advertenties, in samenwerking met de hiërarchische oversten deelnemen aan het opstellen van functieomschrijvingen, deelnemen aan het opstellen van examenprogramma's 
• Een maandelijkse tabel van de personeelsbezetting opstellen en verdelen onder de toegelaten personen
• Individuele briefwisselingen en betekeningen van beslissingen van het Vast Bureau of van de Raad voor Maatschappelijk Welzijn opstellen
• De diensten ondersteunen in het beheer van de ploegen: uurroosters, vervangingen, aanwervingen
• Beheer van de Geco's: aantal punten, tabel opstellen om over te maken aan Actiris 
• De pensioendossiers opstellen, ingeven en beheren en de terugwinning van de mathematische reserves beheren

 

2. Beheer van en nazicht op de lonen en de wettelijke en bovenwettelijke voordelen 

• De inlichtingen betreffende de maandelijkse aanwezigheden van de personeelsleden vergaren en nazien
• Maandelijks aan de bezoldigingsdienst de informatie doorgeven die nodig is voor een regelmatig loonbeheer
• In samenwerking met de diensten van de Ontvanger de betalingslijsten nazien

 

3.Beheer van de werkteams

• Werkorganisatie, debriefing, planning, beheer van de afwezigheden en verlofdagen van de HR team en de diensten die er organisationeel van afhangen
• Ontwikkelen de motivering binnen het personeel: de bewustwording bevorderen van de noodzaak tot samenwerking om samen een gemeenschappelijk doeleinde te bereiken
• Voorkomen of verminderen van de risico’s voor personeelsleden die het meest zijn onderworpen aan psychosociale lasten; deelnemen aan de conflictbeheersing

 

4.Ontwikkeling van de competenties

• Planning van evaluaties van het personeel van de verscheidene diensten 
• Supervisie over het vormingsplan, in samenwerking met de verschillende hiërarchische verantwoordelijken et het personeelslid dat gelast is met het beheer van de vormingen

 

5.Personeelsbeheer

• Ontwikkeling en opvolging van het diversiteitsplan, in nauwe samenwerking met de Secretaris
• Ontwikkeling van een aanwervingsplan, in nauwe samenwerking met de Secretaris
• Beheer van de inspecties (RSZPPO en Sociale Inspectie), in samenwerking met de Secretaris
• De link vormen tussen alle diensten van het OCMW: de beheerder van de personeelszaken heeft een transversale rol binnen het OCMW 
• Beheer van de ziekteverloven, van de disponibiliteiten wegens ziekte en van de eenmalige, periodieke en spontane medische onderzoeken
• Beheer van de medische controles
• Opstellen van dienstnota's bestemd voor het geheel van het personeel

 

6.Ontwikkeling van de organisatie 

• Updaten van de verschillende reglementen en statuten, het personeelsbestand en de organogram
• Een procedure tot stand brengen die moet toelaten om de kennis op het vlak van personeelszaken beter te delen en te ontwikkelen
• De structuren documenteren: op organisatorisch vlak deelnemen aan de ontwikkeling, de documenteren en de formalisering van de bestaande processen, procedures, functieomschrijvingen en structuren
• Deelnemen aan het beheer van de veranderingen: de organisatorische wijzigingen, per project en vanuit het oogpunt van het personeelsbeheer, bijstaan en ontwikkelen 
• Deelnemen aan de interne controle
• Deelnemen aan de ontwikkeling en de opvolging van de openbare opdrachten die verband houden met het personeelsbeheer 

 

7.Vertegenwoordigingen en medewerkingen

• Deelnemen aan het Directiecomité van het OCMW
• Deelnemen (soms) aan het CPBW, het Basisoverlegcomité, het Onderhandelingscomité en het Overlegcomité OCMW-Gemeentebestuur en, zo nodig, de documenten betreffende de personeelszaken opstellen
• Deelnemen (soms) aan de vergaderingen van de beraadslagende organen van het OCMW (Vast Bureau en Raad voor Maatschappelijk Welzijn)
• De dossiers die verband houden met de personeelszaken en die bestemd zijn om voor te leggen aan deze organen klaarmaken, nakijken en goedkeuren
• De vertegenwoordiging van het OCMW verzekeren in externe instanties (Brulocalis, Intergemeentelijke Werkgroep Human Ressources, …)

 

8.Opstellen van het jaarlijks verslag van de Dienst Personeelszaken bestemd voor de Raad voor Maatschappelijk Welzijn

 

4.Technische bekwaamheden

• Kennis van de wetgevingen die verband houden met de uitoefening van het beroep (wettelijke en reglementaire normen die van toepassing zijn op het OCMW en diens personeel)
• Kennis van het sociaal recht, het arbeidsrecht, het ambtenarenrecht, het administratief recht
• Kennis van technieken met betrekking tot het luisteren, de gegevensinzameling, de bevraging
• Blijk geven van nauwkeurigheid en methodologie
• Proactief streefdoelen vaststellen voor de Dienst Personeelszaken
• Gebruik van ICT-instrumenten en van een eventueel programma voor personeelsbeheer
• Kennis van de instellingen, van hun werkingsregels en van de procedures
• Conflictbeheersing (conflicten kunnen voorkomen, beheersen en/of oplossen)
• Eerbied vertonen voor het vertrouwelijk karakter van informatie
• Aandacht schenken aan anderen en doeltreffend communiceren om open communicatie te bevorderen
• Beschikken over een goede mondelinge uitdrukkingsvermogen
• Beschikken over een pedagogische houding
• Beschikken over goede schriftelijke redactiecapaciteiten 
• Over een goede beheersing van de sociale documenten beschikken
• Vereiste taalbrevetten: art. 8 en 10 (voldoende kennis)

 

5.Ons aanbod 

• Salaris overeenkomstig het toepasselijke barema
• 26 verlofdagen per jaar en extralegale verlofdagen
• Maaltijdcheques
• Hospitalisatieverzekering
• Terugbetaling van transportkosten bij missies 
• In acht neming van de anciënniteit uit de publieke sector
• Beperkte in acht neming van de anciënniteit, die verband houdt met de functie, uit de private sector
• Tussenkomst van de werkgever in de kosten voor het gebruik van het openbaar vervoer
• Goede bereikbaarheid via het openbaar vervoer
• Specifieke vormingen op het vlak van personeelszaken
• Taalpremie indien passend taalbrevet van de Selor

 

6.Bijkomende inlichtingen 

• Minimale inhoud van het sollicitatiedossier: 
• Sollicitatiebrief
• Curriculum Vitae
• Kopij van het/de diploma(s)
• Kopij van de identiteitsdocumenten
• Uittreksel uit het strafregister

 

Alle inlichtingen betreffende deze aanwerving kunnen verkregen worden bij: 

Mevrouw TONZOMBO Bijou, Dienst Personeelszaken.

Tel: 02.679 94 22. 

 

Correspondentieadres: 

Paepedellelaan, 87 te 1160 Oudergem 

Mail: rh@cpas-auderghem.brussels