Demande d’emploi : Assistant(e) administratif(ve) à temps plein pour la Résidence Reine Fabiola – Contrat de travail à duréé indéterminée– pour engagement immédiat.

Profil :

• Etre porteur du certificat d’enseignement secondaire supérieur (CESS)
• Satisfaire à l’examen portant sur la connaissance de la seconde langue
• Expérience en maison de repos souhaitée

Description de fonction :

Mission globale de la fonction :

L’assistant administratif  seconde et soutient la direction dans le cadre la gestion administrative des dossiers des résidents et du personnel

Activités principales de la fonction

• Suivi mensuel de la facturation au résident (frais divers : médecins, pharmacie, coiffeuse, avances financières)

• Contrôle, encodage ;
• Contrôle des factures achats ;
• Gestion des demandes de remboursements auprès des mutuelles pour les résidants ;
• Mise en place des procédures de centralisation des données ;
• Edition des factures ;
• Si nécessaire explications supplémentaires ou vérification en cas de contestation ;
• Accueil et informations aux familles et résidants.

• Secrétariat
  • Etablir les différents courriers pour la direction ;
  • Interlocutrice téléphonique en cas d’absence de la direction ;
  • Transmission des demandes des résidents aux familles, des familles à la direction, du personnel à la direction… ;
  • Mise à jour des commandes de fournitures administratives.
  • Rédaction et traduction des menus
  • Tenir un agenda des activités et réunion du mois

• Factures d’achats, ventes et divers

• Gestion des bons de commande et contrôle des factures par rapport aux bons de commande et bons de livraison ;
• Encodage facturiers achats, banque, contrôle paiements, opérations diverses ;
• Intermédiaire avec le service comptable extérieur ;
• Gestion journalière du courrier entrant et transmission aux services internes concernés ;
• Commande et gestion des cadeaux d’anniversaires
• Rédaction des cahiers des charges concernant les achats de la Résidence, en collaboration avec la direction, les services techniques et la juriste

• Salaires

• Calcul des heures en fin de mois pour transmission au secrétariat social des données nécessaires à l’établissement des fiches de salaires ;
• Intermédiaire entre le secrétariat social du C.P.A.S. et les salariés pour différents documents (allocations, naissances,…) ;

• Démarche qualité et développement des compétences

• Participer à la démarche qualité de la Résidence ;
• Participer aux réunions et aux formations.

• Tableau de bord

• Préparation du budget annuel de l’établissement en collaboration avec la direction ;

• Divers
  • Contribuer à la prise en charge globale des personnes en collaboration avec les autres intervenants au sein d’une équipe pluridisciplinaire ;
  • Avoir un rôle relationnel important avec le résidant, sa famille et l’équipe ;

Vous pouvez utilement prendre contact avec Madame PENOMBRE Axelle, Directrice par mail

• apenombre@rrf-auderghem.brussels
• jobs@cpas-auderghem.brussels