De gemeente Oudergem wenst een halftijds administratief secretaris/secretaresse aan te werven voor de dienst werkgelegenheid

Toegangsvoorwaarden

• Houder zijn van een bachelor-diploma of een als gelijkwaardig erkend diploma of certificaat
• Slagen voor de aanwervingsproeven
• Houder zijn van de taalcertificaten cfr. art. 8 en 9§2 (basisniveau) (strekt tot aanbeveling)

Contract

• CBD van 6 maanden, gevolgd door een COD na positieve evaluatie
• Datum van indiensttreding: zo snel mogelijk
• Arbeidsregeling: halftijds

Functiebeschrijving

Als verantwoordelijke voor de dienst Werkgelegenheid, voer ik o.l.v. de Gemeentesecretaris de volgende taken uit:

• de uitvoering en opvolging van het Pact voor Werkgelegenheid en Opleiding
• de ontwikkeling, uitvoering en monitoring van projecten die gericht zijn op hetzij de heractivering van NWWZ's (niet-werkende werkzoekenden) hetzij het creëren en ontwikkelen van ondersteuning en specifieke initiatieven;
• deelname aan het Stuurcomité van het Tewerkstellingshuis en de ontwikkeling ervan;
• ondersteuning bij de organisatie van events.

Opdrachten

De medewerker voert een aantal administratieve taken uit die verband houden met:

1. de begeleiding van werkzoekenden
2. initiatieven die verband houden met deze ondersteuning, waaronder het organiseren van specifieke initiatieven;
3. de operationele definitie van het Tewerkstellingshuis, in samenspraak met de andere rechtspartners (OCMW, PWA, Actiris);
4. de vereisten van een overheidsinstelling (verslagen en beraadslagingen van het College en de Raad, raadplegingen in het kader van overheidsopdrachten, opvolging van subsidieaanvragen, enz.);

Zonder beperkend te zijn, kunnen deze opdrachten inhouden:

• contacten met en opvang van burgers. Dit kan de validering van het C3 TP formulier (deeltijdse werkloosheidscontrole) en het C66bis formulier (verblijfsbewijs) omvatten.
• De opvang en doorverwijzing van werkzoekenden, door:
  1. informatie te verstrekken over de plaats waar de bezoeker zich bevindt;
  2. informatie te verstrekken en door te verwijzen naar plaatselijke, zonale en/of gewestelijke operatoren;
• Het opstellen van dossiers over projecten. Dit luik omvat het zoeken naar en ontvangen van partners en belanghebbenden. Zonder beperkend te zijn, kan dit inhouden:
  1. Voorbereidende vergaderingen bijwonen en PV's van interne en/of externe vergaderingen opstellen.
  2. Ondersteuning verlenen voor de organisatie van workshops (zalen reserveren, contact met de operatoren, logistiek, verwelkoming van deelnemers, stewardship, enz.)
  3. Het publiek inlichten en doorverwijzen naar de workshops, onder meer door de inschrijvingen zowel elektronisch als telefonisch op te volgen;
• Administratieve ondersteuning bij projectontwikkeling;
• Het opstellen van administratieve verslagen, PV's van vergaderingen en briefwisselingen van de beleidsverantwoordelijke;
• Het onderzoeken en opvolgen van subsidieaanvragen voor alle specifieke initiatieven of initiatieven die niet door de dienst uitgewerkt worden;
• Alle overige opdrachten op verzoek van de bevoegde schepen of die voortvloeien uit de dienstnoodwendigheden en de ontwikkeling van de projecten van de dienst.

Technische competenties

• Een goede kennis van de algemene administratieve procedures;
• Kennis van de wetgeving in verband met de functie;
• Redactionele vaardigheden, nalezen en verbeteren van diverse teksten (PV's, beraadslagingen, verslagen, brieven, enz.);
• Evaluatie van de medewerkers;
• Beheersing van informaticatools Word, Excel en internet;
• Blijk geven van taalhoffelijkheid.

Gedragscompetenties

• Analyseren : Ik identificeer, bestudeer en benader kritisch verschillende aspecten van een situatie om de context/dynamiek/logische verbanden te begrijpen om inzichten te geven of aanbevelingen te doen.
• Werk structureren : Ik definieer en organiseer op een coherente manier de prioriteiten en stappen die nodig zijn om mijn doelstellingen te bereiken en/of mijn activiteiten uit te voeren.
• Communiceren : Ik druk mij mondeling uit zodanig dat mijn gesprekspartner mij begrijpt.
• Netwerk uitbouwen : Ik bouw professionele relaties op met mensen die me kunnen helpen mijn doelen te bereiken en een langdurig, positief resultaat voor alle partijen te bereiken.

• Oplossingen vinden : Ik mobiliseer middelen om een probleem/een ongebruikelijke situatie op te lossen.

• Integer en professioneel handelen : Ik geef blijk van zin voor openbare dienstverlening en leef de belangrijkste principes hiervan na. Ik leef de normen van goede praktijken onder professionals na. Ik laat het algemeen belang primeren op het individueel belang.
• Een team coördineren/beheren, leiden : Om de gestelde doelen te bereiken, stuur ik mijn medewerker(s) aan, motiveer ik hen en bevorder ik de onderlinge samenwerking. Ik neem de juiste beslissingen voor de goede werking van het team.
• Zelfontwikkelingsvermogen :

Interesse?

De kandidaturen (cv + motiveringsbrief) dienen naar mevrouw Véronique Belpaire te worden gestuurd, dienst Human Resources van het gemeentebestuur van Oudergem, Emile Idiersstraat 12, 1160 Brussel (of per e-mail naar recrutement1160@auderghem.irisnet.be ) ten laatste op 10 mei 2019 . De selectieproeven zullen plaatsvinden in mei – juni 2019