Administratief attaché – adjunct-verantwoordelijke van de dienst Bevolking - Burgerlijke stand (niveau A).

Algemene informatie

• Graad: Attaché
• Niveau: A1-2-3
• Dienst(en): Burgerlijke Stand - Bevolking

Toelatingsvoorwaarden:

Aanwerving :

1. houder zijn van een master/licentie – juridisch profiel in verband met de te begeven functie;
2. voldaan hebben aan de toelatingsproeven

• Vereiste taalcertificaten: artikelen 8 en 9, § 1 (elementair niveau) of bereid zijn om het examen bij SELOR af te leggen
• De kennis van andere talen is een troef (Engels, Spaans ...).
• Rijbewijs B

Definitie van de functie

De adjunct-verantwoordelijke van de dienst Bevolking werkt bij de dienst Bevolking - Burgerlijke Stand die zijn activiteiten verricht in het gemeentehuis van Oudergem, in het ziekenhuiscomplex Chirec – Delta (Burgerlijke Stand: geboorten, overlijdens) en op de gemeentelijke begraafplaats.

Hij zal ook de Dienst Vreemdelingen helpen en ondersteunen.

De dienst bestaat uit meerdere departementen (Bevolking – Burgerlijke Stand – Vreemdelingen ...) en telt ca. 25 medewerkers.

Opdrachten

Onder toezicht en met de steun van het afdelingshoofd geeft hij/zij juridische ondersteuning aan de verschillende departementen en hij/zij helpt en ondersteunt ook de Dienst Vreemdelingen.

Zijn werkingsgebied is gericht op twee pijlers:

• Ten aanzien van het publiek:

1. Als vertegenwoordiger van de administratie staat hij in voor een kwaliteitsvol onthaal, door de burgers te informeren en hun oplossingen voor te stellen.
2. Hij is belast met de opvolging van de dossiers en verstrekt informatie met betrekking tot hun vorderingen.

• Intern en in samenwerking met de hiërarchie en de departementen:

1. Neemt deel aan de opmaak van de - zowel eenmalige als structurele - projecten van de dienst;
2. Neemt deel aan de opmaak van reglementen, werkingsprocedures en overheidsopdrachten;
3. Analyseert en verricht onderzoek met als doel oplossingen uit te werken in het kader van probleemdossiers.

Verantwoordelijkheden:

• Primair (onder de verantwoordelijkheid en met de steun van de diensthoofd)
  • Juridisch beheer: Beheer en analyse van de juridische dossiers met betrekking tot de departementen van de dienst. Juridische opzoekingen verrichten en oplossingen voorstellen. Opmaak van brieven om vragen te beantwoorden alsook van nota's en eventueel van aanbevelingen. In samenwerking met het diensthoofd, supervisie van de complexe dossiers van alle departementen en voorbereiding en/of validatie van de documenten die bestemd zijn voor de overheden.
  • Staat in voor de opvolging en monitoring van de wetgeving en werkt mee aan de opmaak van de processen bestemd voor de collega's, in samenwerking met de leidinggevenden van de departementen.
  • Projectbeheer: Werkt mee aan de definitie van de behoeften, voert haalbaarheidsstudies uit en is een van de actoren in het kader van de begeleiding ervan. Evalueert en stelt analyses van de resultaten voor. Werkt mee aan de evolutie en het onderhoud van de in de praktijk gebrachte oplossingen en instrumenten.
  • "Loketbeheer": Staat in voor de behoorlijke werking van de loketten door toe te zien op het goede onthaal van de burgers. Staat in voor de controle en de geldigheid van de documenten. Komt tussen in het kader van delicate situaties.
• Secundair (in afwezigheid van de diensthoofd)
  • Teambeheer: Waakt over de goede arbeidsrelaties tussen de leden van de personeelsdienst en de andere leden van de administratie. Zorgt voor een goede informatiedoorstroming. Levert in de mate van het mogelijke bijstand aan zijn collega's in geval van afwezigheid.
  • Financieel beheer: Werkt samen met het diensthoofd aan de opmaak van de begrotingsprognoses met als doel tegemoet te komen aan de noden van de dienst en waakt over de uitvoering van de beslissingen.
  • Administratief beheer: Beheer van de dossiers waarmee hij belast is, werkt de dossiers uit met het oog op hun overlegging aan verschillende organen (directiecomité, college, raad).
  • Vervangt het diensthoofd wanneer de betrokkene afwezig is.
  • Beheer van evenementen: Neemt actief deel aan de organisatie van de verkiezingen en van verschillende plechtigheden (nieuwe inwoners ...).

Technische competenties

• Wetgeving: Goede kennis van de wetgeving in verband met de materies die worden behandeld door de verschillende departementen en basiskennis van de wetgevingen die met elkaar in interactie treden (sociale regelgeving, OCMW's ...).
• Kennis van de specifieke software en applicaties betreffende de werking van de dienst (Saphir …).
• Goede kennis van de basissoftware op het vlak van IT.

Persoonlijke vaardigheden (softskills)

• Vermogen tot analyse, studie en identificatie
• Zelfstudie door te zoeken naar de middelen om zich te ontwikkelen
• Optimalisatie
• Samenwerking en solidariteit
• Ethiek

Interesse?

Stuur uw kandidatuur (curriculum vitae + motivatiebrief) vóór 31 december 2019 naar de dienst Human Resources van het gemeentebestuur van Oudergem, ter attentie van mevrouw Stéphanie Housiaux, Emile Idiersstraat 12, 1160 Oudergem (of via e-mail naar shousiaux@auderghem.brussels ).