Het Huis van Preventie van Oudergem zoekt een administratief adjunct (m/v) van niveau B, deeltijds, voor een overeenkomst van onbepaalde duur .
1. Algemene inlichtingen
- Graad: technisch secretaris
- Niveau: B1
- Dienst(en): Preventie
- Opleiding: graduaat secretariaat / menswetenschappen / administratief
- Vereiste taalcertificaten: artikelen 8 en 9, §1 (elementair niveau)
- Een halftijdse betrekking
Aanwerving gewenst vanaf 1 september 2019.
2. Definitie van de post
De administratief adjunct levert rechtstreekse ondersteuning voor de taken die worden vervuld door de coördinator van de gemeenschapswachten van het Huis van Preventie, op het vlak van logistiek, administratie, personeel en in verband met de communicatie met betrekking tot deze dienst.
3. Opdrachten
- Op het vlak van de interne communicatie de schakel zijn met de rest van het team van de gemeenschapswachten; Het hele team kennis geven van de beslissingen die worden genomen in het kader van de beperkte coördinatievergaderingen;
- Instaan voor het onthaal, de ontvangst en het contact met eender welke gesprekspartner in verband met de dienst Preventie, de gemeentelijke en andere diensten;
- Hulp en ondersteuning bieden bij het administratief beheer van de dienst (bijhouden van de fiches in verband met verlof, recuperatie, overuren, bijhouden van de personeelsdossiers, de medische attesten, beheer van de maaltijdcheques enzovoort);
- Hulp en ondersteuning bieden bij de logistieke opvolging van de dienst met betrekking tot eender welke materie in verband met zijn regelmatige en dagelijkse werking;
- De door de gemeenschapswachten ontvangen gegevens dagelijks invoeren in de daartoe bestemde tools, met het oog op de opmaak van de verschillende activiteitenrapporten door de interne evaluator (SVPP, BPBP enz.);
- Sommige informele debriefings leiden;
- De notulen van zowel interne als externe vergaderingen opstellen;
- De werkroosters opstellen en er toezicht op houden;
- De inschrijvingen voor evenementen opvolgen en de prestatieverslagen verifiëren.
- De coördinator vervangen en vertegenwoordigen om de uitvoering van de lopende zaken van de dienst te verzekeren wanneer de betrokkene afwezig is en hem zo nodig op de hoogte houden van de toestand.
4. Vereiste beroepsvaardigheden (knowhow)
- Kennis en/of toe-eigening van de procedures en de gemeentelijke regelgeving met betrekking tot de domeinen van administratief beheer, de wet betreffende de gemeenschapswachten en het huishoudelijk reglement van de dienst Gemeenschapswachten;
- Kennis en/of toe-eigening van de regelgeving betreffende de werking van de dienst van het Huis van Preventie (arbeidsreglementen, gemeentelijke en interne procedures);
- Beheersing van verschillende communicatie-instrumenten en IT-instrumenten die het dagelijks beheer bevorderen;
- Nood aan kennis/toe-eigening van het gemeentelijk netwerk en inzake contact leggen met leveranciers van diensten of andere externe gesprekspartners van de dienst.
5. Persoonlijke en sociale vaardigheden en kwaliteiten (soft skills)
- Blijk geven van methodologie en nauwgezetheid, georganiseerd zijn en een synthetische geest bezitten;
- Een creatieve geest hebben om passende oplossingen uit te werken voor problemen die zich kunnen voordoen;
- Niet bang zijn om beslissingen te nemen binnen de grenzen van de toegewezen competenties;
- Oog hebben voor de anderen en communiceren op doeltreffende wijze die bevorderlijk is voor open communicatie;
- Gevoelig zijn voor het sociale aspect van de functie, luistervaardigheid en empathie;
- Bij machte zijn om in teamverband te werken met enerzijds de coördinator en anderzijds de gemeenschapswachten;
- Foutloos schrijven en goede redactionele vaardigheden;
- Zin voor organisatie en autonomie;
- Zich uit de slag weten te trekken, bij machte zijn om initiatieven te nemen en binnen de dienst nieuwe manieren van werken te lanceren.
6. Hoe solliciteren?
Het kandidatuurdossier uiterlijk op 12 juli 2019 opsturen naar volgend e-mailadres: admin-preventie@oudergem.brussels .
Of het afgeven bij/opsturen naar: Huis van Preventie en Solidariteit - Dienst CAF - Waversesteenweg 1326 te 1160 Oudergem.
Het kandidatuurdossier omvat de volgende stukken:
- Motivatiebrief
- Cv
- Kopie van de identiteitskaart
- Kopie van het vereiste diploma
- Getuigschrift van goed zedelijk gedrag (eventueel).
- Datum van het schriftelijk examen: woensdag 24 juli 2019 (voormiddag) of woensdag 07 augustus 2019 (voormiddag)
BELANGRIJK:
In een eerste fase wordt een schriftelijk examen afgenomen (2 mogelijke sessies - datum kiezen en vermelden in het kandidatuurdossier): op woensdag 24 juli 2019 OF op woensdag 07 augustus 2019, in de voormiddag.
Wie slaagt voor het schriftelijk examen, wordt uitgenodigd voor een mondeling gesprek in de week van 19 augustus 2019.
