Algemene inlichtingen
- Graad: administratief secretaris
- Niveau: B1
- Dienst: PREVENTIEHUIS (Gemeente OUDERGEM)
- Werkregime: halftijds
- Vereiste taalbrevetten: artikelen 8 en 9, §1 (basisniveau)
- Opleiding: Bachelor — hoger van het korte type
Opdrachten
Communicatie
- Het volledige team op de hoogte brengen van op de beperkte coördinatievergaderingen genomen beslissingen;
- Instaan voor het contacteren en ontvangen van elke gesprekspartner verbonden met de dienst Preventie, met de gemeentelijke diensten of andere;
- Opvolgen van de systematische digitalisering van de datacollectietools door de Gemeenschapswachten;
- Het eerste aanspreekpunt zijn voor het team van Gemeenschapswachten;
- Rechtstreeks rapporteren aan de N+1 (coördinatrice) en bij haar afwezigheid aan de N+2 (Preventieambtenaar).
Administratief
- Administratief beheer van de dienst Gemeenschapswachten (bijhouden verloven, urenstaten, personeelsdossiers, medische attesten en beheer van maaltijdcheques, aanwezigheden op het terrein, vormingen, logistieke opvolging van uniformen en voorraadorders);
- Opstellen van de notulen van vergaderingen;
- Contact houden met de partnerdiensten van de Gemeenschapswachten;
- De coördinator bij afwezigheid vervangen en vertegenwoordigen om de lopende zaken van de dienst te verzekeren en hem/haar op de hoogte houden als de toestand dit vereist;
- Garant staan voor de toepassing van het arbeidsreglement en van het wettelijk kader eigen aan de functie van Gemeenschapswacht wet van 2007 tot instelling van de functie van gemeenschapswacht).
Logistiek
- Logistiek beheer van de dienst met betrekking tot alle kwesties omtrent de dagelijkse, reguliere werking ervan (vooral via vergaderingen);
- Leiden van de wekelijkse vergaderingen over de organisatie en de logistiek van de dienst;
- De werkroosters opstellen en er toezicht op houden;
- De inschrijvingen voor evenementen opvolgen en de verslagen nakijken;
- Geregeld aanwezig zijn op het terrein, om het team te ondersteunen en de vinger aan de pols te houden.
Competenties
Knowhow
-
Kennis van de gemeentelijke procedures en regelgeving met betrekking tot de domeinen van administratief beheer en de wet van 2007 tot instelling van de functie van gemeenschapswacht;
- Kennis van de regelgeving (of bereidheid die te verwerven) betreffende de werking van de dienst van het Preventiehuis (arbeidsreglementen, gemeentelijke en interne procedures);
- Beheersen van verschillende communicatie- en IT-tools die het dagelijks beheer vergemakkelijken; (excel ++ en word ++, drive, outlook…);
- Kennis (of bereidheid die te verwerven) van het gemeentelijk netwerk. Verzekeren van het contact met leveranciers van diensten of andere externe gesprekspartners van de dienst.
Softskills
- Blijk geven van een methodische, zelfstandige aanpak;
- Georganiseerd zijn, het overzicht behouden;
- Een creatieve geest hebben om passende oplossingen uit te werken voor problemen die vragen om een vernieuwende aanpak;
- In staat zijn beslissingen te nemen binnen de grenzen van de toegewezen competenties;
- Oog hebben voor de anderen en communiceren op een doeltreffende wijze die bevorderlijk is voor open communicatie;
- Gevoelig zijn voor het sociale aspect van de functie, luistervaardig en empathisch zijn;
- In staat zijn om in teamverband te werken met enerzijds de coördinator en anderzijds de Gemeenschapswachten;
- Foutloos schrijven en goede redactionele vaardigheden bezitten;
- Zich uit de slag weten trekken, initiatieven kunnen nemen en nieuwe werkwijzen kunnen opstarten;
- Gericht zijn op dienstverlening en belang hechten aan een goede relatie tussen burger en gemeentepersoneel.
Solliciteren
Stuur uw cv samen met uw motivatiebrief, een kopie van uw identiteitskaart en van uw diploma en een bewijs van goed gedrag en zeden naar volgend mailadres: admin-prevention@auderghem.brussels.
Deadline: ten laatste vrijdag 12 februari.
In de laatste week van februari wordt een schriftelijk examen afgenomen. Kandidaten die slagen voor deze eerste schriftelijke proef, worden vervolgens uitgenodigd voor een mondeling interview de week nadien.
