Geachte heer voorzitter,
Geachte heer burgemeester,
Geachte dames en heren schepenen,
Waarde collega’s,
Voor veel ouders is het inschrijven van hun kind in een opvangvoorziening vaak een hindernissenparcours omwille van het beperkte aantal plaatsen, de wachttijden en de administratieve procedures die ze meestal bij elke voorziening moeten doorlopen.
In mei 2017 heeft de gemeenteraad, op initiatief van onze fractie ECOLO-GROEN, een motie aangenomen waarin wordt gevraagd om een centraal inschrijvingssysteem te organiseren.
We zijn blij dat toekomstige ouders voortaan een plaatsje in een van onze 4 gemeentelijke kinderdagverblijven kunnen reserveren aan de hand van een formulier dat beschikbaar is op de website van de gemeente.
Naar onze mening zorgt dit gecentraliseerde systeem voor meer transparantie en een gelijke behandeling.
Vandaar onze volgende vragen:
-
Wat is de eerste balans die voor dit nieuwe inschrijvingsproces kan worden opgemaakt?
-
Voldoet dit proces aan de verwachtingen van de ouders?
-
Wat is de feedback vanuit de praktijk?
-
Biedt deze software nog andere functionaliteiten (beheer van aanwezigheden van de kinderen, maaltijden, vakanties, doktersbriefjes, ...)?
Alvast bedankt voor uw aandacht.
Marie-Pierre BAUWENS en Pauline VERMEIREN
Gemeenteraadsleden ECOLO-GROEN
Antwoord van mevrouw Florence Couldrey, schepen:
Geachte dames gemeenteraadsleden,
Ik dank u voor uw vraag.
In 2018 heeft de dienst van het Jonge Kind een bestek uitgeschreven voor software om kinderen op een gecentraliseerde manier in te schrijven, in de hoop te kunnen beschikken over een gebruiksvriendelijke en efficiënte tool die rekening houdt met de prioriteitscriteria van ONE bij de inschrijvingen. Bij gebrek aan een degelijke softwareleverancier die gespecialiseerde oplossingen levert voor jonge kinderen in Franstalig België, ontving het bestuur geen enkele relevante offerte.
In 2019 besliste het college om een stap verder te gaan en niet alleen te kiezen voor software voor de inschrijvingen, maar ook voor het beheer en de communicatie met ouders.
Na gedurende meerdere maanden persoonlijk de functionaliteiten van de in andere landen beschikbare software te hebben bestudeerd, na uitwisselingen met andere gemeenten om de nodige opties te bepalen, na ontmoetingen met het CIBG en met ontwikkelaars en na te hebben vastgesteld dat er op de Franstalige Belgische markt geen software voor jonge kinderen beschikbaar was die zo efficiënt was als we wilden, besliste het college in 2020 om in zee te gaan met een Belgische start-up die software voor het centraliseren van inschrijvingen aan het ontwikkelen was.
De software die Oudergem gebruikt, werd ontwikkeld op basis van de opties die nuttig werden bevonden en de expertise van de verantwoordelijken van onze kinderdagverblijven en de coördinator voor het jonge kind, iets waar andere gemeenten nu jaloers op zijn. En terecht.
Het doel van de software, die de naam "TUTUTE" kreeg, is om de inschrijvingen voor de gemeentelijke kinderdagverblijven te centraliseren, een nuttig instrument voor de ouders te zijn, het werk van het personeel van de kinderdagverblijven gemakkelijker te maken en gegevens te analyseren om het beheer van de kinderdagverblijven te optimaliseren.
Voor ouders is de inschrijvingssoftware een zegen.
De tool is de klok rond toegankelijk en is gebruiksvriendelijk. Ouders kunnen rechtstreeks het gewenste schema invoeren en een prioriteit toekennen aan de gekozen gemeentelijke voorzieningen. Zodra de preregistratie is voltooid, ontvangt de ouder een bevestigingsmail met een dossiernummer waarmee de administratieve beheerders het dossier op elk moment kunnen raadplegen.
Doordat de lijst van preregistraties kan worden gerangschikt volgens verschillende parameters, zoals de datum van inschrijving, de leeftijd van het kind en de door ONE erkende prioriteitscriteria, bespaart de persoon die instaat voor het beheren van de inschrijvingen flink wat tijd. Omdat ook automatisch en regelmatig een bericht wordt gestuurd naar de ouders van wie de inschrijving werd geweigerd, waarin hen wordt gevraagd of ze nog op de wachtlijst willen blijven staan, is de lijst van lopende aanvragen nu steeds up-to-date. Dat is een enorm voordeel. Als een kind voortijdig vertrekt, beschikt het bestuur nu over een tool waarmee het snel één of meer kinderen van dezelfde leeftijd of van ongeveer dezelfde leeftijd kan vinden als het kind dat de voorziening verlaat.
Tegelijkertijd maakt de software het gemakkelijker voor het bestuur om de kinderdagverblijven te beheren.
Het bestuur beschikt nu over een automatisch overzicht van de beschikbare plaatsen, de bezettingsgraad en de reserveringen van de ouders.
Dankzij de gegevens over de aanwezigheden van de kinderen kunnen gemakkelijk statistieken worden opgemaakt in verband met de bezettingsgraad per dag, per maand, per jaar en per afdeling voor het hele kinderdagverblijf.
In de toekomst wordt aan de ingang van de kinderdagverblijven een codeklavier geïnstalleerd, zodat de verantwoordelijken zien wanneer de meeste kinderen aanwezig zijn. De gegevens, die door de directie kunnen worden geraadpleegd, kunnen als een soort van "gps" worden gebruikt om de inzet van het personeel zo goed mogelijk te plannen. Dit is een belangrijke stap voorwaarts, vermits de aanstaande hervorming van ONE voorschrijft dat de gemeentelijke kinderdagverblijven 11,5 uur open moeten zijn.
Ook het financiële aspect wordt niet vergeten. Dankzij facturen met een QR-code kunnen ouders ervoor kiezen om direct of met een traditionele overschrijving te betalen. Eventuele onbetaalde facturen worden rechtstreeks aan de directie van het kinderdagverblijf gemeld, zodat het PMS indien nodig snel kan ingrijpen op sociaal vlak. De directie kan de attesten in verband met de kosten van kinderopvang in enkele kliks opstellen en kan de ouders ook een overzicht geven van de maandelijkse aanwezigheid van hun kind, alsook van de globale aanwezigheid.
In de toekomst zullen de kinderverzorgsters en het kookpersoneel toegang krijgen tot een persoonlijke ruimte om bijvoorbeeld hun uurrooster te raadplegen of verlof aan te vragen, waardoor de directie steeds een totaaloverzicht kan opvragen alvorens een beslissing te nemen.
Tot slot zijn er ook meer mogelijkheden om met de ouders te communiceren.
Bij een onvoorziene gebeurtenis, zoals een stroompanne, kan de directie nu in slechts enkele minuten een sms of e-mail naar alle ouders sturen. Omgekeerd zullen ouders in de toekomst, dankzij een specifieke app voor gezinnen, een vertraging of afwezigheid kunnen melden, het doktersbriefje van hun kind kunnen inscannen of gemakkelijk verlofbonnen voor hun opvangvoorziening kunnen invoeren. Indien de ouders dat wensen, kunnen gegevens over hun kind, zoals slaapritme, vaccinatiemeldingen, het geplande menu enz. via de app aan de ouders worden doorgegeven. Dat vervangt uiteraard geenszins de mondelinge communicatie, maar kan wel een aanvulling zijn. De gegevens zullen uiteraard ook nog steeds op papier beschikbaar zijn.
Wat de balans betreft die u vraagt, die is op dit moment moeilijk op te maken.
Hoewel de teams in juni werden opgeleid om met de software te leren werken, gebruiken ze die pas sinds juli/augustus. Het gecentraliseerde inschrijvingssysteem wordt sinds september gebruikt, dus het is nog te vroeg om nu al een balans op te maken. We merken wel op dat er van 1 tot 30 september 71 inschrijvingsaanvragen waren, waarvan 65 online en 6 telefonisch, en dat er van 1 tot 31 oktober 59 inschrijvingsaanvragen waren, waarvan 57 online en 2 telefonisch.
Eén ding is zeker: Oudergem is vernieuwend en heeft zeer waarschijnlijk de meest ergonomische, meest efficiënte en meest complete software voor jonge kinderen die vandaag op de markt beschikbaar is en voldoet aan de criteria van ONE.
