Hoofdstuk I: Algemenheden 

Artikel 1

Dit huishoudelijk reglement is van toepassing op de gewone vergaderingen van het college van burgemeester en schepenen. 

Artikel 2

Behoudens andersluidend besluit van de Burgemeester, worden de gewone vergaderingen gehouden elke dinsdag vanaf 10 uur in de “Collegezaal” in het gemeentehuis, Idiersstraat 12.

Buitengewone vergaderingen worden elektronisch bijeengeroepen, indien mogelijk twee volle dagen voor de vergaderdatum.  In geval van nood beslist de burgemeester echter over de dag en het tijdstip van de vergadering.

Het college kan alleen beraadslagen als meer dan de helft van zijn leden aanwezig is.

In geval van overmacht of in maximum 10 procent per jaar van de vergaderingen van het college van burgemeester en schepenen kunnen de vergaderingen worden gehouden op afstand door middel van teleconferentie of videoconferentie met behulp van telecommunicatietechnieken die de aan de vergadering deelnemende leden toelaten elkaar simultaan te horen en simultaan met elkaar overleg te plegen. De beslotenheid van de vergadering moet verzekerd worden.  In dat geval stelt de administratie de leden van het College tele- of videoconferentiesoftware ter beschikking die de vertrouwelijkheid van de uitwisselingen en de identiteit van de deelnemers garandeert.

Artikel 3

De vergadering begint onder het voorzitterschap van de burgemeester of, bij diens afwezigheid, van de schepen die hij heeft aangeduid om hem te vervangen of, bij gebrek aan een uitdrukkelijk besluit tot vervanging, van de schepen die het eerst aan de beurt is enzovoort. De voorzitter van het OCMW woont de vergaderingen van het college bij. Hij telt niet mee voor het aanwezigheidsquorum.

De voorzitter van het OCMW kan zich laten vergezellen door de secretaris-generaal of een door de secretaris-generaal aangewezen personeelslid.

De voorzitter van het OCMW mag niet zetelen in aangelegenheden inzake : 

• -tuchtmaatregelen ; 
• de vestiging en de invordering van de gemeentebelastingen. 

Hoofdstuk II: Agenda  

Afdeling I: Voorbereiding  

Artikel 4

Tenzij een buitengewone college wordt bijeengeroepen, wordt de ontwerpagenda uiterlijk op maandagmiddag door de Burgemeester opgesteld.

Artikel 5

De punten op de ontwerpagenda moeten voldoende duidelijk worden aangeduid en voor elk geval het voorstel tot besluit en beraadslaging van de diensten bevatten. 

Als er gevolgen zijn voor de begroting, moet dit in het verslag worden vermeld, met vermelding van de gegenereerde inkomsten of de gevraagde uitgaven en of er al dan niet een begrotingswijziging nodig is. Het moet door de ontvanger worden goedgekeurd. 

Als een beslissing gevolgen heeft voor een werknemer, moet de Human Resources Manager zijn visa geven. 

In geval van een beslissing die een invloed heeft op de veiligheid en het welzijn van de werknemers (aanpassing van de werkplaats, aankoop van arbeidsmiddelen of materiaal dat door de werknemers moet worden gebruikt), moet het visum van de preventieadviseur worden aangevraagd.  

Voor een beslissing die een impact heeft op het OCMW (zijn opdrachten, zijn werknemers, zijn hulp- of uitkeringsgebruikers) moet het visum van de voorzitter en de secretaris-generaal gevraagd worden.

Artikel 6

De agenda wordt meegedeeld aan de leden van het College en aan de Voorzitter van het OCMW op de maandag die de dag van het College voorafgaat, ten laatste om 12 uur via de BOS-toepassing. 

Artikel 7

Indien een lid van het College zich in een situatie van belangenconflict bevindt in de zin van artikel 92 van de Nieuwe Gemeentewet of indien een lid van het College, zijn echtgeno(o)t(e) of een van zijn ouders of bloedverwanten tot de 4de graad, zich in een situatie van belangenconflict bevindt in de zin van artikel 6 van de wet van 17 juni 2016 betreffende de overheidsopdrachten of tegenstrijdige belangen heeft in de zin van artikel 69 van het koninklijk besluit van 18 april 2017 betreffende het plaatsen van overheidsopdrachten in klassieke sectoren, informeert hij/zij de secretaris alvorens een punt te onderschrijven waarvan een departement vraagt dat het op de agenda van het College of de Raad wordt geplaatst of vóór de vergadering waarop een van zijn/haar collega's een dergelijk punt op de agenda heeft geplaatst. 

Indien een personeelslid zich in dezelfde situatie bevindt, mag hij/zij het besluit dat het belangenconflict doet ontstaan, niet voorbereiden, medeondertekenen of uitvoeren. 

Artikel 8

Verslagen die niet voldoen aan de bij dit reglement voorgeschreven vorm- of inhoudsvoorschriften of aan het in de software voor het beheer van de vergaderingen toegepaste proces, mogen niet op de ontwerpagenda worden geplaatst.  

Artikel 9

Mits er sprake is van objectieve hoogdringendheid kunnen diensten en leden van het college analyses indienen die niet op de agenda staan. De dienst moet dan de urgentie melden aan de secretaris en de burgemeester, die beslissen of ze op de agenda worden geplaatst.  In de mate van het mogelijke deelt de secretaris ze vóór de vergadering mee aan de schepenen en de voorzitter van het OCMW. Het diensthoofd en de dossierbeheerder die het verslag heeft opgesteld, blijven ter beschikking van het College tot de beraadslaging heeft plaatsgevonden. 

Het verslag aan het College moet een inhoudelijke beschrijving bevatten van de reden van de urgentie, de objectieve redenen waarom de afdeling het punt niet binnen de gestelde termijn kon indienen en de gevolgen van het uitblijven van een beslissing van het College. 

Elk lid van het College, met inbegrip de voorzitter van het OCMW, kan verzoeken om een stemming over een punt dat als spoedeisend is ingediend. 

Afdeling II: De vergadering 

Artikel 10

De agenda wordt gepresenteerd door de voorzitter van de vergadering. In geval van hoorzittingen van personen begint de vergadering met deze hoorzittingen. Ze gaat verder met de bespreking van de punten waarover de voorzitter van het OCMW niet kan zetelen en sluit af met de dringende onderwerpen.

 Artikel 11

De gemeentesecretaris kan het college juridisch en administratief advies geven. Hij is niet verplicht dringende punten te onderzoeken of hierover advies uit te brengen. 

Artikel 12

De voorzitter van de vergadering kan over elk punt een stemming vragen. In dat geval worden de besluiten worden bij meerderheid van stemmen genomen; bij staking van stemmen verdaagt het college de zaak tot een volgende vergadering, tenzij het verkiest een lid van de gemeenteraad op te roepen naar de volgorde van inschrijving op de ranglijst.  Indien echter de meerderheid van het college vóór de behandeling de zaak spoedeisend heeft verklaard, is de stem van de voorzitter beslissend. Hetzelfde geldt wanneer op drie vergaderingen de stemmen staken over een zelfde zaak, zonder dat in het college een meerderheid verkregen is om een raadslid op te roepen.